En mis notas Faltante de Mercaderías: Cuando la novia falta a la fiesta- Septiembre de 2012, y Faltantes de Mercaderías: Antón Pirulero – Agosto de 2018 he analizado la problemática del faltante de mercaderías desde el ángulo de la prevención, esto es: cómo hacemos para evitar que el producto falte, logrando la sincronización de la Cadena de Abastecimiento con stocks mínimos.
Ambas notas partieron desde la visión que debemos y podemos alcanzar la excelencia en el gerenciamiento de la cadena de abastecimiento.
Ahora bien, ¿y si no podemos?, ¿qué hacemos?
Entonces, en las siguientes líneas vamos a analizar el problema desde la óptica opuesta: Si no podemos la sincronización de la cadena de abastecimiento… ¿cómo podemos brindar el servicio al cliente con el menor costo compatible?
El principio de la Causalidad
El principio de causalidad es un principio clásico de la filosofía y la ciencia, que afirma que todo evento tiene una causa y efecto. Las cosas no ocurren de manera aislada, sino que unas están ligadas a otras en un proceso de interacción. Unas cosas suceden a otras, y con frecuencia en el mismo orden. A los primeros sucesos en una relación los llamamos causas, y a los segundos efectos.
El principio de causalidad es un principio fundamental de la investigación científica, suponiendo que la mejor forma de entender y explicar los efectos es conocer las causas, porque por un lado podemos prevenir y por otro controlar los efectos, en definitiva, dominar los sucesos naturales.
Veamos si esto es cierto.
La causalidad en la vida cotidiana
Veamos tres frecuentes casos de la vida cotidiana:
a. El hijo de Doña Rosa le promete una visita a su madre para esa misma noche. Doña Rosa quiere agasajarlo -como siempre lo hace- preparando sus famosos tomates rellenos. Va al supermercado. Elige unos tomates excelentes, compra las papas de las mejores, el atún en lata de la marca preferida, pero cuando quiere comprar la mayonesa no encuentra la de su marca habitual. Como se sabe corta de tiempo ve otra marca de mayonesa y, con alguna desconfianza, finalmente la compra. Regresa a su casa y prepara la comida. Durante la cena, ella le pregunta a su hijo: “Hijo, ¿te gustaron los tomates? Su hijo, en un gesto diplomático, de inmediato le responde: “Están más ricos que nunca”. A lo que Doña Rosa piensa: ¡Esta nueva marca de mayonesa, además de rica, es más barata!
b. Car Set S.A. es proveedor de una terminal automotriz y tiene un contrato firmado de abastecimiento secuenciado a la línea de montaje con sus butacas. El camión que debe entregar estos asientos se descompone y llega a la Terminal con siete horas de retraso. La línea de montaje debe parar la producción a instancias de tal demora y Car Set se lamenta por la multa que su cliente le va a aplicar.
c. Juan va a comprar a la casa de computación un disco externo para realizar una copia de resguardo a sus fotografías familiares. En la casa de computación le dicen que el disco que él busca no llegara sino hasta la semana entrante. Juan acuerda con el vendedor la fecha en que va a regresar a comprarlo.
Apelando al principio de la causalidad podemos concluir que “todos esto efectos obedecen a la misma causa”: Faltante de mercaderías. Sin embargo, las consecuencias son marcadamente diferentes como se ve en el siguiente diagrama: Ver Gráfico 1.
El faltante de mercaderías y la rentabilidad empresaria
Como siempre he pregonado, nuestro objetivo empresarial es maximizar la rentabilidad de la inversión. Si queremos maximizar la rentabilidad mediante la gestión del faltante de mercaderías, nuestro primer paso será medir monetariamente las consecuencias de ese faltante para así tomar la decisión de menor costo.
Si bien las tres situaciones tienen consecuencias marcadamente diferentes todas operan bajo un mismo denominador: El costo total de mantenimiento de inventario. Y este, se descompone en cuatro grupos de costos:
1. Costos de Tenencia de Inventarios: Genéricamente son proporcionales al tamaño de este. Esto es a la cantidad de productos en stock. Crecen cuando el stock crece y se reducen cuando este cae.
2. Costos de Ordenar: Son proporcionales a la cantidad de veces en que nos abastecen. Crecen cuando -para abastecer una misma demanda- lo hago en mayor número de veces con lotes más chicos y se reducen cuando -bajo igual situación- compro o entrego lotes más grandes.
3. Costos del Desabastecimiento: Crecen cuando crecen las veces que me dejan o dejo “fuera de stock” y se reducen cuando el stock es suficiente para abastecer la demanda.
4. Costos de Almacenamiento: Son indiferentes a la demanda y nivel de stocks y responden al número de almacenes y su estructura.
¿Cómo funcionan?
Los costos de almacenamiento son independientes e indiferentes al nivel de stock, cantidad de órdenes y el potencial desabastecimiento.
Sin embargo, los costos de tenencia, ordenar y desabastecimiento están interrelacionados. Esto es:
a. A mayor stock crecen los costos de tenencia y se reducen los costos de desabastecimiento.
b. A menor stock se reducen los costos de tenencia y crecen los de desabastecimiento y ordenar.
Por cuanto la estrategia a aplicar dependerá de las consecuencias del Stock Out:
a. Si mi faltante de stock representa indiferencia para el cliente, mi nivel de inventarios va a contemplar un stock de seguridad mínimo (o ninguno).
b. Si mi faltante representa la perdida de ventas, y aún más, del cliente, mi nivel de inventarios va a contemplar un stock de seguridad cuyo costo de mantenimiento sea igual o inferior al margen de ventas perdido o al margen que el cliente perdido generaría en la vida promedio de mi cartera de clientes.
c. Si mi faltante representa alguna penalización contractual, o aún más, alguna consecuencia legal (como puede serlo el desabastecimiento de oxígeno a un paciente oxigeno dependiente), mi stock de seguridad contemplará un nivel que me dé una menor probabilidad estadística de stock out. Mi límite de decisión será la comparación entre la consecuencia monetaria del stock out versus el costo de mantenimiento de inventarios del stock de seguridad.
Para no abundar en exceso, me permito dejar para un próximo artículo el desarrollo matemático del tema.
En Síntesis
• El faltante de mercaderías representa una pérdida de ingresos y un mayor costo. Y lo que es peor una falla en el servicio comprometido al cliente.
• No existe un porcentaje aceptable en virtud de que cualquiera sea, representa un desempeño inaceptable y, sujeto a inmediata mejora.
• La solución es lograr una cadena de abastecimiento sincronizada, de respuesta ágil, que funcione bajo el concepto Pull, con los mínimos inventarios y sin stock outs.
• Por el contrario, si aún no podemos lograr la excelencia operacional indicada en el punto anterior, no debemos desfallecer. Aun podemos atemperar tal inoperancia para brindar el servicio al cliente al menor costo compatible.
