Por: Eutivio Toledo (*).
La realidad presente, en estos momentos de disrupción, nos aleja de seguir accionando solamente en ejecuciones de resguardo y control del nivel de inventario almacenado o por movilizar. Se requiere un extra, representado por la sistematicidad en garantizar un estado de desempeño óptimo, sin baches y con la necesaria visibilidad. La mejor forma de enfrentar este desafío es comprendiendo que el almacén, es un sistema (Figura 1). Ello permite tener un contexto explicito, de los elementos necesarios e imprescindibles gestionar.
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Primero: Los aportes (Inputs)
- La calidad de la información y su relacionamiento estrecho con el recurso tiempo, es el aporte más importante ¿Por qué? Pues la gestión de equipos, personas e infraestructura, y los propios materiales, no se pueden manejar o movilizar o resguardar correctamente, sin una información confiable, recibida oportunamente -previsiva – y sobre todo actualizada según la realidad que se esté haciendo presente.
- El empleo de la tecnología de información (TI), en su aplicación a través de la captura de datos, es la herramienta excelsa en este punto. Pero necesita que los datos base (Basic Data) se encuentren parametrizados correctamente. Por ello el mantenimiento de dicha base, es una acción que sistemáticamente se debe cumplir, tal y como un estándar de procesos.
- Por ello es necesario, poseer una rutina de actualización de parámetros, la cual ha de contar con la participación activa de todos los socios de interés (Stakeholders) de la gestión de almacenamiento: compras, operaciones, almacén, ventas, mercadeo, servicio al cliente, costos y TI.
Segundo: La operación
- La gestión de operaciones en los limites internos del almacén, requiere que todas y cada una de las actividades se encuentren sincronizadas, de acuerdo al flujo procesal correcto, tal y cómo se muestra en la Figura 2.
- Acá de nuevo, la tecnología de información, nos permitirá llevar adelante un aspecto esencial: la asignación de tareas y giro de instrucciones. Al igual que el paso de aportes (Inputs), la actualización de parámetros y rutas de movilización, han de estar contestes con la realidad del proceso operativo. Esto requiere de puntos de control dinámicos, que son los mismos que preceden a cada actividad, tal como se ha mencionado, pero accionados de forma sincrónica.
Tercero: La salida (Output)
- La continuación del flujo logístico de almacenamiento, se caracteriza por la acción de distribución. Los aspectos esenciales, al igual que la actividad de operación, son los relacionados con la movilización, el almacenamiento, la preparación y despacho. En resumen, el ciclo (En inglés): Picking – Packing – Shipping.
- Al ser necesario que todos los movimientos deban cumplir un esquema de trazabilidad, se refuerza el estándar de uso TI, ahora con captura de datos en un sistema paso a paso, simultáneo a la asignación de tareas e instrucciones de trabajo.
- Adicional se requiere la asignación de rutas de movilización, tanto internas, como de envío a los canales de distribución. Todo siguiendo una programación elaborada según: tipo de pedido, dimensiones físicas, prioridades de ventas, prioridades financieras, tipo de unidad de transporte, horario de salidas y entregas, tipos de documentos, entre otros. Y en tiempo armonizado, con un mínimo de errores.
- Y con la pauta, clave por demás, de no descuidar los costos y gastos asociados, es decir, sin descuidar la rentabilidad esperada
Cuarto: La retroalimentación
- La medición del desempeño, dentro de las buenas prácticas de almacenamiento, es un estándar que permite cumplir con dos elementos esenciales: la mejora procesal continua y otorgar visibilidad, suficiente y operacional, al proceso. Con la aplicación de TI, se realiza en tiempo real, y sin sesgo jerárquico.
- Debido a lo anterior, es indispensable que los datos registrados y el modelo de cálculo, posean una estructuración bien definida, tanto en forma como en fondo, que no permita delegación de responsabilidades. Todo a través de un diseño, aplicativo, que emane de la participación multidisciplinaria de un equipo procesal conformado por los socios de interés, previamente mencionados
Conclusión
La gestión del almacenamiento necesita, cada vez más, una acción concertada, sincronizada y armonizada, ejecutada de forma sistémica, con el apoyo de TI. Con ello la información que ingresa, se procesa y egresa del proceso, sustentará un modelo circular de mejora en desempeño. Capaz de autocorregirse, genera innovación y muy especialmente, permitir a los profesionales logísticos, poder dar respuesta, de manera correcta, al tiempo actual, caracterizado por una continua aparición de disrupciones.
(*) Gerente General de Ingeniería Logística (ILETSA).
Nota completa publicada en Revista Énfasis edición agosto 2022. Ingresá aqui.
