Conforme existan fluctuaciones en las condiciones propias del mercado, estas incrementarán la necesidad por gestionar los stocks, buscando que estos no pongan en riesgo la continuidad de la operación; por el contrario se busca que aseguren la disponibilidad de los materiales requeridos sin incurrir en el facilismo de sobre abastecernos y a su vez reduciendo la probabilidad de quedarnos desabastecidos.
Cada artículo mantiene un comportamiento distinto sin importar que estos formen parte de empresas de un mismo sector o de almacenes de una misma operación. Para gestionar los stocks debemos tener en cuenta que están estrechamente vinculados con la demanda, rotación, ciclo de vida, tiempo de reposición, estacionalidad, escasez y variación de precios; variables que incidirán sobre nuestra decisión de incrementar o reducir los niveles de cobertura, y escéptico a la opinión de algunos financieros, considero que al administrarlos bajo objetivos claros y medibles no pondremos en riesgo la liquidez de la empresa.
Actividad transversal
Para mantener la cobertura ideal debemos comunicar nuestro plan de abastecimiento al proveedor, el resultado lo veremos reflejado en nuestros niveles de stock, acortándose el mínimo y el de seguridad al mitigar los riesgos de incumplimiento y atrasos del proveedor; otro beneficio colateral de compartir el plan de abastecimiento es que nos permite tener una mayor capacidad de negociación y establecer esquemas de trabajo colaborativos con los proveedores.
La gestión de stocks es una actividad no primaria aunque transversal a las funciones esenciales del área logística, para comprar y abastecer es necesario tener en cuenta que debemos categorizar los artículos, para almacenarlos resulta conveniente preguntarnos: ¿qué categoría tiene según el ABC? y ¿cuál es su rotación?, la respuesta favorecerá sobre el slotting y hará eficiente las tareas conexas a los flujos de recepción y despacho de materiales.
Respecto a la demanda, el administrador del stock debe interpretar qué condiciones confluyen sobre su comportamiento en el mercado y las variables que la componen, si es sensible o no a cambios, si se identifica la posibilidad de extrapolar un patrón de tendencia o estacionalidad, y sobre todo involucrarse en las variables cualitativas, por lo que la función de gestionar el stock dejó de ser una tarea que se limite a proporcionar información al área logística, esta se compone y capitaliza sobre el conocimiento de la gestión comercial.
Gestión de stock actual
La necesidad de identificar la premisa más apropiada que defina si el proveedor debe o no administrar los materiales ha sido en el tiempo una disyuntiva que ha cambiado a medida que la globalización y el crecimiento del comercio exterior han ido segregando la estructura de las cadenas de suministro, no existe una estrategia como tal, sino que las mismas se han adaptado de acuerdo a la coyuntura económica, social, y comercial.
En el tiempo se mantienen algunos métodos así como conceptos agregados a la gestión de stocks, gran parte de ellos han quedado desgastados en su enfoque teórico y práctico, entenderlos nos permitirá direccionar las decisiones que hemos considerado como correctas.
• Lote económico: Carece de toda objetividad, entre sus variables nos compromete a estimar un costo de adquisición, pero, ¿qué debemos considerar para establecerlo?, este costo se asocia a todo lo que involucra la emisión de una orden de compra, algo que en la actualidad resulta poco acertado a partir de las variables que la abordan, y si bien el método de Wilson fue una herramienta importante en la década de los 50, este ha quedado obsoleto.
• Nivel de servicio al 100%: La capacidad de respuesta debe verse reflejada sobre los artículos más importantes para la operación, el tener la capacidad de atender de todo, involucra que podamos estar manteniendo en stock artículos de baja o nula rotación, lo que claramente afectará a nuestra operación.
• La rotación no es igual al ABC: Por lo general se tiende a mal aprovechar el uso de estas herramientas, un artículo es de categoría A no por tener alta rotación, contrario a lo que se cree, esta herramienta nos permite categorizar los materiales según el grado de importancia que tienen para la empresa a partir de la variable que uno considere como importante, por ejemplo la utilidad e inversión. Es de categoría A y podría tener una rotación alta, media, baja o nula, es decir, al complementarlas, nuestra capacidad de análisis mejorará.
• No debemos almacenar artículos de baja rotación: A partir de entender las condiciones propias a cada giro de negocio, la criticidad, complejidad en el abastecimiento e impacto en la operación se determinará la necesidad de mantenerlos o no, de estar expuestos a la obsolescencia o vencimiento es recomendable tener políticas de canje y devolución con el proveedor, definiendo también estrategias diferenciadas que enfaticen en la frecuencia y cantidad a reponer.
La gestión de stocks dependerá del manejo de información, mientras dispongamos de mayor y mejor calidad de datos podrán complementarse con el uso de indicadores de seguimiento, los cuales permitirán anticipar y corregir esas variaciones controlables que influyen sobre la cobertura.
Finalmente, la gestión de stocks servirá de input y al mismo tiempo se alimentará de los planes de demanda y producción así como del flujo de caja.
* El autor es Docente en materias logísticas y speaker en Expo Logística Panamá 2012 y 2017, Logistic Summit & Expo México 2013, Expo Logisti-k Argentina 2018 y autor del libro Gestión de inventarios: Métodos cuantitativos (fmespejo@zegelipae.pe).
Marcela Vincenti
