Los faltantes de mercadería, también llamados en la OOS o «Quiebres» dependiendo del origen y la jerga de la empresa. Son claramente un desafío complejo para algunas compañías y, un desafío aún no identificado para otras. El hecho es que, si tomamos como referencia el estudio que GS1 realiza año a año, los resultados siguen siendo similares (13,85% en 2013, 14.88% en 2011, 7.61% en 2010, 14.6% en 2009, 13.8% en 2008) y, además las causas identificadas son las mismas también. El gran desafío se encuentra principalmente en la gestión que se realiza en los «últimos 100 metros», desde el depósito hasta la góndola donde el consumidor concreta el acto de compra. En 2013, la causa principal de los faltantes alcanzando casi un 38.98% es la falta de reposición en la góndola, seguida luego con un 21,64% correspondiente a diferencias de inventario y, en tercer lugar la falta de entrega al proveedor que alcanzó un 18,12%.
Mucho por mejorar
La realidad es que existe una oportunidad y está en la gestión del punto de venta, una tarea que si la enfocamos desde el concepto de E.C.R; poniendo al consumidor como el destinatario de los productos; se debe realizar en forma colaborativa de modo tal que se potencie el negocio brindando un mejor servicio al consumidor. En este sentido, cabe destacar también que variables externas y los cambios constantes de la coyuntura de nuestro país hacen complicado por momentos pensar en estos temas, pero con seguridad siempre obtendremos mejores beneficios si accionamos en lugar de dejar espacios libres para que otros aprovechen la situación.
Es cierto que algunas cadenas y proveedores han logrado trabajar en conjunto para reducir los faltantes, pero no estamos hablando de la generalidad. Un gran número de empresas, ya sea por el tipo de demanda; la poca disponibilidad de recursos; la baja utilización de la información disponible o el no haber dimensionado la oportunidad de mejora no trabajan sobre el tema. Si miramos hacia atrás en la cadena de abastecimiento y observamos cuáles son los orígenes de las causas que generan los faltantes, podemos enumerar algunos de la más relevantes a título de ejemplo:
– Seguimiento del punto de venta: a pesar que existe una estructura en la calle controlando la actividad de los repositores, es necesario hacer foco en la realización de acciones preventivas para evitar posibles faltantes. Aunque resulta complejo, hoy la cantidad de información disponible permite trabajar en forma mucho más efectiva y eficiente, pudiendo identificar dónde están los errores. Finalmente, hay algo que nunca cambia…. La batalla final siempre está en el PDV, porque es allí, donde el consumidor decide.
– Desvíos en los cálculos de reabastecimiento: suelen ser muy frecuentes debido a problemas en la información de los sistemas como por ejemplo, diferencias de inventario no registradas, como así también debido a la falta de actualización de los parámetros de los sistemas de reabastecimiento eficiente utilizados por las minoristas. La inversión de tiempo que se realice en el seguimiento, ajuste y mantenimiento de los sistemas de reabastecimiento tiene como contrapartida una mejora en los resultados
– Problemas de entrega por parte de los proveedores: Esto puede originarse por problemas de producción, faltantes de stock de materias primas o insumos atribuibles a variables externas al proceso de gestión de inventarios y abastecimiento. Por otra parte, también puede originarse por problemas en la gestión interna de los stocks del proveedor, la preparación de pedidos, etc. lo que además de generar posibles quiebres de stock también puede provocar una baja del nivel de servicio a sus clientes, diferencias de inventario, entre otros.
Mucho por sumar
Cambiemos por un momento el ángulo de análisis de la situación y veamos qué piensa el consumidor final cuando se encuentra con un faltante de stock en góndola. Según las encuestas realizadas por GS1 en el marco del Estudio FMG2013, el consumidor declara que cambiaría de marca en un 22% y que compraría en otro momento en un 20%, por lo tanto existiría un riesgo de pérdida de ventas del 42% (en el 2012 estos ítems acumulaban un 45%), con lo cual de los 13,75% de faltantes, un 6.2% pueden significar una reducción en las ventas. Estos guarismos varían para cada categoría en función de las características propias de cada una, como por ejemplo: si es una categoría de impulso o una categoría de compra programada, si es una categoría dentro de la canasta básica, la fuerza de las marcas líderes dentro de la categoría, etc. De lo que no debemos dudar, es que la decisión final de la compra se realiza frente a la góndola, y es allí donde tenemos que asegurarle al consumidor la cantidad y calidad de nuestros productos en el momento oportuno. Es dable destacar que, la gran mayoría de los estudios de este tipo, involucran mayormente minoristas y/o proveedores que realizan, al menos, algún tipo de seguimiento sobre los faltantes de mercadería… Imaginemos entonces cual puede ser la situación en otros minoristas y proveedores que hoy no están haciendo foco en la problemática o en otros canales no tan profesionalizados. Es indudable que existe una oportunidad de mejora más que importante en términos de facturación que, al menos, vale la pena evaluar.
Con seguridad, la pregunta es… ¿Qué hago para ir por esta oportunidad?
El camino es trabajar sobre la gestión del punto de venta y desde ahí, hacia atrás en la gestión logística del minorista y finalmente del proveedor, aplicando mejores prácticas y trabajos colaborativos entre proveedores y minoristas. En este punto debemos destacar que estas prácticas no son solo para las grandes empresas, actualmente la mayoría de las empresas tienen la posibilidad de llevar adelante este tipo de procesos, ya sea por la disponibilidad de información, el acceso a la tecnología y a los recursos humanos.
Más que la suma de las partes
El desarrollo de prácticas colaborativas permite tener una visión integrada de la cadena de abastecimiento y hacer foco en el consumidor como destinatario final del esfuerzo conjunto. Desde el seguimiento de los faltantes en el punto de venta y hasta el CPFR (Collaborative Planning, Forecasting and replenishment), Planeamiento, Pronostico y Reabastecimiento Colaborativo, el cual se basa en la gestión conjunta del inventario entre fabricantes y distribuidores mediante herramientas que permiten compartir la información referida a los productos en los diferentes puntos de la cadena de abastecimiento. Existen diversas prácticas que se pueden implementar para lograr mejoras que permitan obtener resultados concretos en el corto plazo. Al mismo tiempo, es necesario también revisar los procesos internos y aplicar prácticas tales como S&OP (Sales and operation Planing) o Planificación Integrada de Ventas y Operaciones, que se basa fundamentalmente en dos pilares: la alineación de objetivos en las áreas de ventas, marketing y producción; y la comunicación de la información clave para una correcta planificación (problemas de ingreso de materia prima, cambios en los planes de producción, ofertas y promociones, lanzamientos, etc).
A modo de conclusión, podemos destacar que existe una oportunidad más que interesante tanto para los minoristas como los proveedores, si consideramos los siguientes puntos:
- El promedio de faltantes en los últimos años ronda el 14%.
- Las principales causas son mayormente las mismas año a año.
- En 2013 solo las dos primeras 60% (Mercadería no Repuesta 38,98% y Ajustes de inventarios 21,64%)
Podemos decir entonces que si logramos reducir las dos principales causas estaríamos hablando de faltantes del orden del 5% y un riesgo de pérdida de ventas del 2%, cada uno hará sus cuentas para valorizar qué implica una mejora de estas dimensiones para su empresa.
