Cuando hablamos de costos lo primero que normalmente se nos viene a la mente es dinero, cuánto nos cuesta tal o cual cosa, cuánto nos cuesta fabricar un producto dado. Nuestra percepción nos lleva a pensar en cuestiones que básicamente controlamos, es decir, el costo de producir el producto “A” es de “$x”, no percibimos que hay muchas variables que podemos mejorar para ser mucho más eficientes y buscar aquello que tanto ansiamos que es producir al menor costo posible siendo mucho más competitivos y con el mayor margen. En definitiva lo que un empresario busca es mejorar su rentabilidad. Una de las áreas organizacionales que por muchos años ha sido desatendida ha sido la logística, pero es muy bueno que esto ya sea parte del pasado, hoy hay mucha información, profesionales en la materia y una oferta académica muy significativa que hace a un veloz cambio en la forma de gestionar del empresariado argentino. Aun así, falta “sinergizar” y avanzar en el concepto de “ver a la organización por procesos” y no por áreas, en este sentido falta mucho terreno por recorrer. Es por ello que perdemos competitividad al no analizar en profundidad aquellos costos que están, existen, pero que por seguir centrados en reducir costos de fabricación nos olvidamos de buscar, y explorar otras cuestiones tan importantes como la anterior.
Por ello vamos a tratar de describir algunos aspectos esenciales de costos logísticos que pueden ser de guía inicial para explorar nuevas y mejores prácticas en función del objetivo deseado.
VER PARA CREER
Existe una máxima que se usa mucho en gestión y que se le atribuye a Lord Kelvin: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. Es fundamental que podamos identificar y definir el proceso logístico en nuestras organizaciones. Existen herramientas tales como el diagrama de flujo de procesos que son muy útiles a la hora de analizar cómo se están haciendo las cosas. Este análisis nos debe llevar a repensar: si las etapas del proceso vigente son las mejores, si existen actividades que se repiten, pero lo fundamental es preguntarnos si esas tareas agregan valor a nuestros clientes. Esto es fundamental analizarlo para poder eliminar tareas que no agregan valor y centrarnos en aquellas que sí lo hacen, al realizar el análisis seguramente nos sorprenderemos al ver tantas tareas redundantes o sin sentido que se hacían por costumbre o porque alguien las hizo una vez y quedaron “para siempre”. Habiendo realizado un análisis del proceso logístico, es importante identificar indicadores que permitan monitorear su evolución para poder tomar decisiones a tiempo y mucho más correctas. Para ejemplificar, pensemos en una actividad clásica de entrega en camión de un producto X en un mes; supongamos que medimos la “entrega a tiempo”, es decir, la relación entre entregas a tiempo / total de entregas. Pensemos en las consecuencias posibles que implica estar por debajo del 100% a saber: tener que volver con la mercadería, reingreso y almacenado en depósito, reprogramar entrega, mayor manipulación del producto ocasionando roturas, etc. Este ejemplo nos muestra que hay muchas tareas vinculadas entre sí, y que si falla al menos una de ellas se desencadenarán numerosos extra costos. Existen muchos procesos que podríamos mejorar y obtener significativos resultados. Resumiendo este punto: Es fundamental entender nuestro proceso logístico vigente, desmenuzar cada tarea y procurar replantearla de manera más eficiente pensando en aquellas actividades que realmente agregan valor a nuestros clientes. Asimismo es importante generar indicadores relevantes que nos permitan rápidamente corregir desvíos. Es importante conocer cuál es el porcentaje del costo de un producto le corresponde al proceso logístico.
LA TERCERIZACIÓN
Mucho se ha hablado de la tercerización, de sus ventajas y desventajas. Es importante comprender que hay empresas especializadas en logística que ofrecen múltiples soluciones que difícilmente puedan lograr una organización para la cual la logística es solo un proceso más, con lo cual, tercerizar esa actividad le permite a ésta concentrarse en lo que más sabe y delegar aquellas cuestiones en las que no es tan eficiente. Hoy en día existen numerosos operadores logísticos capaces de realizar una tarea profesional y eficiente, sin embargo existen algunas cuestiones que valen la pena mencionar y que podemos resumir en dos palabras: INTEGRACIÓN Y CONTROL.
La elección de un operador logístico debe ser realizada muy cuidadosamente, ya que serán los responsables de entregar los productos a nuestros clientes. Ellos serán la cara visible de nuestra organización y esto puede ser un verdadero problema, por ello es fundamental evaluar previamente al operador, conocer su cultura, sus valores, su visión, sus fortalezas y debilidades, etc. Esto va a determinar el nivel de integración de ambas organizaciones, por ello es importante conocerlo en profundidad antes de empezar. Asimismo la organización que tercerice debe tener un efectivo mecanismo de control que permita monitorear el correcto cuidado de la mercadería, el mantenimiento de un estándar de calidad previamente definido, información de gestión, información de los clientes, cumplimiento de la legislación vigente, otros. En cuanto al costo del servicio no siempre tercerizar es más económico, de hecho es muy probable que sea aún más costoso. Sin embargo existen numerosos costos ocultos que de no ser tenidos en cuenta pueden ocasionar un gasto mucho mayor, algunos de ellos son:
– Cantidad de personal: Administrar personas no es una tarea sencilla y requiere de mucha inversión, selección, motivación, entre tantas otras.
– Costo edilicio: El valor de construcción de un depósito es elevado y más aún si buscamos el mayor nivel de estos en su categoría AAA.
– Costos de equipamiento: Autoelevadores, apiladores, zorras, rack´s, etc. Poseen un alto costo de inversión y mantenimiento.
– Costo en tecnología: Es importante contar con software de gestión logística como WMS (Warehouse Management System) que operen con radiofrecuencia; TMS (Transport Management System); sistemas de ruteo.
– Transporte: Hoy en día no es suficiente contar con un camión nuevo, la empresa de transporte debe tener una significativa lista de documentación al día que le permita estar aprobada y ser idónea para realizar la función, ejemplo: R.U.T.A; ART; seguros; Licencias habilitantes y cursos de choferes al día; libre deuda sindical; ropa de trabajo y/o de seguridad; etc.
– Costo de mantenimiento de flota: requiere de personal especializado que realicen tareas de mantenimiento preventivo y/o correctivo de las unidades. Pensemos en las consecuencias posibles ante la falta de mantenimiento: ¿cuál es el costo de no entregar un pedido?, ¿qué pasa si la unidad sufre una rotura? Si la empresa de transporte es sólida, contará con un sistema de mantenimiento preventivo que minimice estos problemas.
Analizar estos aspectos es fundamental a la hora de evaluar una posible tercerización, ya que para desarrollar la logística de manera eficiente, se requiere de una significativa inversión y personal especializado.
INFORMACIÓN DE CALIDAD
Hoy en día ya no se mira, o no se debe mirar, a las organizaciones en forma departamental o por funciones sino más bien por procesos, que atraviesan muchas veces a varios departamentos. Esto cambia la forma de pensar que la medición de costos solo es responsabilidad de un sector y que la logística solo busca distribuir los bienes que produce y los bienes que requiere para producirlos.
Para lograr una correcta transversalidad debemos aprender a colaborar y compartir información de calidad entre los diferentes departamentos, para lograr una mejor toma de decisiones, no solo para la alta dirección, sino para que toda la organización se nutra de indicadores que le permitan revisar la gestión. Si bien es bueno hacer uso de la intuición o el “olfato empresarial”, es importante acompañar o fundamentar técnicamente las decisiones con información de calidad y argumentos sólidos para minimizar errores. A continuación ejemplificamos algunos KPI´s (key performance indicators) orientados al almacenamiento:
• Pallets movidos / hs. hombre.
• Bultos pickeados / hs. hombre.
• Espacio ocupado / espacio disponible (normalmente medido en pallets).
Inventarios y Stock:
• Lead time de abastecimiento.
• Stock de seguridad.
• Rotación.
Orientados al transporte:
• Tamaño promedio de la entrega (Drop size), a mayor tamaño menor será el costo del flete.
• On time arrival.
• Porcentajes de devoluciones.
Indicadores de Pedido Perfecto (son cinco):
1. Despacho a tiempo.
2. Sin daños.
3. Sin error en cantidad o referencia.
4. Sin error en la documentación.
5. Completo en el primer envío.
Es importante tener en cuenta, a la hora de armar indicadores, que es fundamental respetar la misma unidad de medida del numerador con el denominador, no se pueden mezclar peras con manzanas.
CONCLUSIÓN
A la mayoría de las personas nos cuestan los cambios, difícilmente optamos por salir de una zona de confort para atravesar un período de desorden, caos, incertidumbre, hasta alcanzar el objetivo deseado. De forma similar sucede en las organizaciones aún con indicadores adversos que demuestran que hay algo que corregir. En ocasiones solo son necesarios pequeños ajustes, en otras se requiere de mayor energía para realizar un cambio, pero en otros casos es necesario un cambio mucho más profundo como, por ejemplo, decidir una tercerización completa de la logística y distribución de nuestros productos. Lo importante es comprender, como hemos visto, la forma en que impactan los costos logísticos en los bienes que se comercializan. De tal manera de buscar lograr una muy buena performance y seguimiento de los procesos logísticos para reducir los costos y mejorar la rentabilidad de la empresa.
(*) El autor es Lic. en Administración (UBA) y Posgrado en Logística (UADE). Gerente General de NB Cargo SRL y PLB Logística SRL.
Marcela Vincenti
