Muchos trabajan en el rubro logístico pero no todos lo hacen de igual manera. Como en cualquier disciplina, en logística, los mejores resultados los alcanzan sólo los más preparados. ¿Qué caracteriza a los profesionales de la logística y qué resultados obtienen?
EL VERDADERO LOGISTA
En primer lugar, es importante definir qué se entiende por “profesional”, que no es más que aquella persona que ejerce una “profesión”. Las profesiones, a su vez, son ocupaciones que requieren personas con conocimiento especializado y con título habilitante, que garantice que han obtenido el conocimiento requerido para desarrollar esa función con idoneidad. También suele usarse la denominación “profesional” para hacer referencia a la excelencia de una persona para desarrollar actividades laborales, a su compromiso y a su ética de trabajo, pero esto es inexacto e injusto. Si bien una persona sin título habilitante puede haber adquirido muchos conocimientos en un área de forma pragmática, eso no quiere decir que sea la persona idónea para las tareas que desarrolla. De igual forma, una persona que sólo adquirió conocimientos teóricos pero nunca los puso en práctica, tampoco es la persona ideal. Por lo tanto, ¿cómo es el perfil del profesional de la logística y qué lo diferencia del resto?
El verdadero logista (o profesional de la logística) es una persona que ha adquirido los conocimientos técnicos necesarios para desarrollar sus tareas, pero que además cuenta con experiencia previa que le aporta una fuente de conocimiento adicional (e invaluable) a la hora de tomar decisiones. Debe existir un equilibrio entre ambas fuentes de conocimiento en la toma de decisiones. En logística cada operación es un mundo: tiene sus propias reglas, tiempos, acuerdos, detalles, puntos críticos, cuellos de botella, maquinaria, “jugadores”, etc. Es evidente que todas esas variables impactarán en los resultados de la operación, y por ello deben ser tomadas en consideración al realizar definiciones y tomar decisiones. Tomemos como supuesto que no existe diferencia en el potencial máximo a alcanzar por parte de las personas en general, excepto el tiempo que le insume a cada una adquirir un nuevo conocimiento y aplicarlo de forma efectiva. En esa línea de pensamiento, todos tendrían el mismo “techo”, pero no todos tardarían lo mismo en “subir cada escalón y acercarse” al mismo. El gran problema es que el tiempo es el recurso más escaso de la logística. Por lo tanto, el perfil ideal en la logística termina por definirse tomando en cuenta que: es vital que las decisiones puedan tomarse no sólo bien, sino también rápido. No hay tiempo para aprender teoría en el campo, y a su vez la teoría es condición necesaria, pero no suficiente para llenar los zapatos del verdadero logista, también es necesaria la experiencia previa.
¿ALCANZA CON VOLUNTAD DE TRABAJO?
La voluntad de trabajo es muy importante en cualquier disciplina, pero dirigida en la dirección incorrecta puede transformarse en la mayor pérdida de tiempo (y dinero). Es por ello que previamente a “empujar” la operación logística, hay que apoyarse en sus pilares fundamentales: la definición de objetivos, la planificación, la organización y ejecución, siempre asistidos por una fuerte voluntad de trabajo. La falta de alguno de los pilares condena a resultados mediocres y en muchos casos al fracaso, aún si la voluntad de trabajo es enorme. Por desgracia, ese suele ser el desenlace de muchas operaciones logísticas.
¿Cómo obtener los mejores resultados posibles? El verdadero logista define objetivos, luego planifica el comienzo de nuevas operaciones logísticas (o la mejora de operaciones en proceso) y, por último, organiza los recursos para alcanzar los objetivos establecidos. Esto requiere de un análisis exhaustivo para identificar puntos críticos y oportunidades de mejora, y actuar en consecuencia.
LA PIRÁMIDE DEL VERDADERO LOGISTA
Tanto el logista como cualquier interesado en tercerizar su operación logística, deberían focalizar su atención en contestar, al menos, las siguientes preguntas y utilizar las respuestas como guía para la planificación del comienzo o mejora de la operación.
Layout: ¿Dónde se almacenarán los productos? ¿Es suficiente el espacio, aún en picos estacionales de otras operaciones? ¿Es permitido el almacenamiento de los nuevos productos según las normas correspondientes? ¿Es compatible el almacenamiento de los nuevos productos con productos de otras operaciones ya almacenados? ¿Cómo es el recorrido ideal de los operarios para eficientizar la utilización de recursos?
Rotación: ¿Cuáles son los productos que más rotan? ¿A qué canales de distribución pertenecen? (Ordenar el depósito de forma que los productos de mayor rotación se encuentren más cerca de las cortinas, a menos que exista otra variable a considerar que haga menos conveniente esto, por ej. la temperatura de productos a almacenar).
Sistemas: ¿Es capaz el sistema de representar la operación física de forma virtual, cumpliendo todos las etapas y comprendiendo todas las normas aplicables a dicha operación? ¿Es posible ver el histórico de las distintas etapas que atravesaron los productos en el operador logístico? (trazabilidad). ¿Se encuentra resguardada la información de la operación para poder continuar operando ante pérdidas de información? (backups locales y en sitios remotos). ¿Permite el sistema el envío de información requerida por el cliente? ¿Facilita el sistema los cálculos de productividad para las operaciones y la gestión de los equipos de trabajo?
Equipo de trabajo: ¿Cuál es la productividad estándar? (por operario). ¿Cuál es la capacidad instalada de trabajo? ¿Alcanzan los recursos actuales para la nueva operación? ¿Son los recursos actuales aptitudinal y actitudinalmente correctos para la operación? Dimensionamiento del equipo de trabajo (el equipo de trabajo suele ser la clave del éxito en una operación logística, y no siempre se realiza un análisis detallado sobre el mismo. Aquí es menester no sólo la capacidad de trabajo, sino quizás suele ser mucho más importante la capacidad de adaptación a nuevos sistemas, conocimientos, operaciones, interlocutores, etc.).
Máquinas y herramental: ¿Cuáles son las máquinas necesarias para la operación? ¿Cuánto tiempo de máquina requiere la nueva operación? ¿Cuento con las máquinas y con el tiempo de máquinas disponible que es requerido por la nueva operación? En caso que no, ¿conviene comprar o alquilar? Costear (en general conviene alquilar pero depende de la extensión de los contratos, y en particular de comparar la amortización de la máquina y los gastos de mantenimiento con el costo de alquiler. En caso de que la máquina pudiera utilizarse además para otra operación, podría ser sinérgico y debería prorratearse el costo de adquisición/alquiler también para aquella operación). ¿Qué materiales especiales serán requeridos por la nueva operación? (Podrían ser escaleras, cascos, chalecos, mesas, gavetas, etc.). Garantizar contar con los mismos para la fecha de comienzo de la operación, e incluir los costos en el cálculo de presupuesto para la operación. (Puede parecer una obviedad, pero hemos presenciado en reiteradas oportunidades como la falta de estos materiales puede ocasionar daños físicos a los operarios, por no contar con las herramientas necesarias para desarrollar sus funciones, con las respectivas consecuencias legales que puede originar a la logística).
Transporte: ¿Qué tipo de transportes requiere la operación? (en función de pesos, volúmenes, frecuencias de entrega, puntos de entrega, etc.). ¿Son compatibles los transportes con los docks de carga del depósito? (o con las máquinas que se utilizan habitualmente para realizar la carga). ¿Cuántas unidades de transporte se requieren para cumplir con el SLA (acuerdo de servicio) pactado con el cliente?
Productividades y KPIs (Key Performance Indicators): En toda operación logística es necesario medir para luego poder controlar, y mejorar. Si bien cada logística puede elegir qué indicadores elaborar, los siguientes son casi obligatorios para garantizar una operación sana:
Productividad de:
- Recepción (en unidades/bultos/pallets/transportes por hora/día/mes, por operario).
- Posicionamiento (unidades/bultos/pallets por hora/día, por operario).
- Preparación o pickeo (en unidades/bultos/kgs por hora, y en pallets completos por hora, según la preparación de cada operación por operario/máquina).
- Control de preparación (unidades/bultos por hora/turno/día, por operario).
- Expedición (unidades/bultos/pallets por hora/turno/día, por operario).
- Entregas (unidades/bultos/kgs/pallets/transportes por día/semana/mes).
Es recomendable que una vez por semana, con esta información recolectada, se realicen reuniones operativas de los sectores involucrados para identificar desvíos con respecto a las productividades estándar y tomar acciones correctivas (otros indicadores de interés podrían ser financieros, rotación de personal, etc.). La demanda de trabajo de una operación nunca debería ser mayor a la capacidad instalada de trabajo. En caso de que eso sucediera se debería analizar si se puede aumentar la productividad o si se requiere aumentar los recursos para cubrir la demanda).
Seguridad física y electrónica: ¿Se cuenta con la infraestructura de seguridad necesaria para almacenar los productos? ¿Qué instalaciones de seguridad electrónica se encuentran en el depósito? (Cámaras de CCTV, Control de accesos biométricos, Centro de Monitoreo, etc.).
EL “BALDAZO” DE REALIDAD
Estos puntos repasados son tan sólo una introducción a las buenas prácticas en la logística (información adicional puede encontrarse en el Manual de Buenas Prácticas de Contratación de Operaciones Logísticas del CEDOL). Es llamativo como muy pocas empresas realizan este tipo de análisis. Excusas sobran: “No hay suficiente tiempo”, “no pude poner recursos a realizar ese análisis”, “no cuento con los recursos idóneos para realizar el análisis”, etc. Quizás en algunos casos hasta exista desconocimiento, pero la realidad es que cualquiera sea la excusa, el resultado suele ser el mismo: discusiones eternas con clientes, sanciones económicas y financieras, batallas legales, pérdida de negocios, pérdida de valor de marca, y más.
La solución: La buena noticia es que la solución es simple, contrate a un profesional de la logística: asegúrese de que tenga los conocimientos técnicos necesarios, que sea organizado y metódico, y que pueda comunicar correctamente a sus recursos el plan de acción elegido.
(*) El autor es Managing Partner de Perspectives.
Marcela Vincenti
