Imagine esta postal: un templo colmado de invitados y familiares, un novio en el altar junto al sacerdote, el coro ya listo, y…, la novia no viene. Esta escena es, fue y será eje de tema de muchas películas de casi todo género. Claro, estamos en el cine.
Sin embargo, esta introducción solo tiene la intención de plasmar una realidad que nosotros, los logistas, vivimos con una desgraciada frecuencia: El faltante de mercaderías. Aquí también se parece a la boda: detectamos las necesidades del consumidor, desarrollamos un producto afín, realizamos las inversiones productivas y de operaciones, nos preocupamos en comunicarnos (publicidad, promoción y ventas), y cuando logramos convencer al consumidor… ¡el producto no está! Hecha esta breve introducción, empecemos con el plano formal de la nota.
¿Qué es el Stock Out y por qué preocuparme por él?
El Stock Out o Fuera de Stock es la imposibilidad de respuesta instantánea frente al despacho de un pedido. Si el Stock Out se genera a lo largo de los diversos players de la Supply Chain, el impacto sobre el consumidor final puede verse atenuado, e inclusive, eliminado dado que si se da en etapas más tempranas de la cadena como ocurre en el caso del fabricante, el distribuidor o retailer puede tener stock para atender la demanda. Sin embargo, si este fuera de stock se da en el punto de venta (Point-of-Sale: POS), la respuesta del cliente va a manejarse dentro de un contínuum que irá desde la indiferencia hasta la compra del producto de la competencia.
En el 11° Estudio sobre Faltantes de Mercaderías en Góndola realizado por GS1 Argentina, conjuntamente con renombradas cadenas de supermercados y proveedores que abarca el período mayo/junio de 2012 surge que un 30% de los consumidores encuestados declara que, frente a un faltante de un producto en góndola, compra otra marca o producto. A su vez, la gestión de la solución del Stock Out tiene consecuencias en la cadena logística, donde se genera la siguiente secuencia de relaciones de causa y efecto: Stock Out – Improductividad del proceso – Remanejos, pérdida de sincronización – Costos que no agregan valor.
El Stock Out genera improductividad del proceso. Esta última implica re manejos de mercadería (por ejemplo, enviar producto desde una sucursal hacia otra), pérdida de sincronización (como en el caso donde deben hacerse entregas parciales), etc. Y ellos, los costos, no son -ni más ni menos- erogaciones que no agregan ningún tipo de valor para el cliente. Las consecuencias comerciales narradas anteriormente pueden tener ribetes más duros. Imagine que Ud. está manejando el stock de repuestos de su cliente, una empresa minera, y un camión de minería se descompone. Ud. es el responsable de proveer ese repuesto en ese preciso instante, sin embargo, el repuesto no está. Se pierde producción, y según el contrato que Ud. firmó, es responsable por tal pérdida. Su cliente le aplica la penalización contractual, y promete ser más severo si hay otro faltante. Este caso no es más que un ejemplo de las tantas consecuencias que sufren proveedores desprevenidos cuando gestionan con criterio VMI (Vendor Managed Inventory o Stock manejados por el proveedor) algún SKU crítico.
Así, y a manera de síntesis de las reacciones del cliente frente al stock out, tenemos:
– Indiferencia: El cliente acepta la entrega cuando tengamos el producto faltante.
– Compra a la competencia: El cliente cambia de proveedor.
– Penalización contractual: En determinados acuerdos de abastecimiento la falta del mismo genera multas y penalizaciones al proveedor.
¿Cómo evitar el Stock Out?
Para entender cómo podemos evitar el Stock Out, es menester interpretar sus causas.
Las causas habituales que lo generan son básicamente las siguientes:
– Diferencias de stock físico versus el contable: Responde a errores en la captura de la información, roturas, hurtos, entre otros. Esta es una razón permanentemente presente. Las buenas prácticas de gestión de stocks (no importa en qué eslabón de la cadena se encuentre) son los conteos físicos diarios de -al menos- los ítems que han tenido movimiento. ¿Por qué tales ítems? En primera instancia porque no tenemos tiempo ni recursos para hacer un conteo total diario. En consecuencia, para hacer un control a un costo compatible, asumimos que la seguridad funciona (ya la auditaremos de tiempo en tiempo) y el único error en que podemos haber incurrido es en el proceso de Inbound o el Outbound de ese día en cuestión.
– Localización inadecuada: Otro de los problemas que causan faltantes de mercaderías es que los stocks son suficientes pero están mal localizados, ya sea geográficamente, por ejemplo, necesito producto en Córdoba y me sobra en Tucumán o bien dentro del depósito, con lo cual, tengo la mercadería pero no puedo ubicarla. Una estrategia que suele utilizarse para evitar el primer problema mencionado consiste en el «aplazamiento geográfico» o también conocido como «postponement de tiempo» que consiste, básicamente, en demorar el despliegue del inventario de envíos hasta que se reciban los pedidos de los clientes. Una vez que se inicia el proceso logístico se hacen todos los esfuerzos necesarios para acelerar la entrega del producto. Con esta estrategia, el riesgo predictivo del despliegue del inventario se elimina por completo. En el segundo caso, la tecnología a través de Warehouse Management System (WMS), el código de barras y el RFID han colaborado para que este problema tienda a desaparecer. Sin embargo, en operaciones manuales este inconveniente persiste.
– Variaciones en la necesidad de stock: El cálculo técnico del stock cíclico más el de seguridad y tránsito arriba a un nivel adecuado para la agilidad de la cadena de abastecimiento. Sin embargo, el cálculo es una fotografía en un momento dado y con un sistema de variables asumidas (Lead time de abastecimiento, nivel de demanda, desvío estándar al lead time de abastecimiento y demanda y coeficiente de nivel de servicio). Si alguno de estos cambia, puede arrastrar el resultado a un nivel insuficiente. Como todos sabemos, hoy en la República Argentina existe una imposibilidad de estimar determinados lead time de abastecimiento, con lo cual altera al desvío estándar y este impacta en el resultado de stock de seguridad, haciendo que el resultado -por su función matemática- tienda a infinito.
Evidentemente, todas estas causas no se pueden prever. Sin embargo se pueden atemperar sus efectos con un monitoreo permanente de las variables expuestas.
En Síntesis
Como verá Ud., como logistas continuamos caminando en el desfiladero de siempre, «no te quedes sin stock, pero tené poco stock». Si falta, nos van a recriminar. Si sobra… también. Pese a lo dicho, por favor, no tome la más desacertada de todas las decisiones… «y… por si acaso, tengo un poco más de stock… total ¿Quién se va a dar cuenta?». Me permito refrescar su memoria: Ud. y sus resultados, lo harán.
* El autor es Contador Público y Doctor en Ciencias de la Administración. Es Socio en Breccia, Poverene & Asoc., Consultores en Logística. Es Coordinador del Curso de Posgrado en Logistica de UADE Executive Education. Es Director del Programa Specialization in Supply Chain Management de ADEN Business School y University of San Francisco (USA).
Marcela Vincenti
