El escenario de las áreas de transporte hasta hace algunos años era muy similar. Todos los equipos de cómputo que desechaban los departamentos de sistemas, finanzas o recursos humanos, eran enviados al área de transporte porque no necesitaba de mucha tecnología. Era común ver en el departamento de transporte innumerables cajas de cartón que contenían grandes cantidades de papeles relacionados con los viajes realizados. Un kit básico de documentos contenía carta porte, factura del flete, acuses de recibido y una lista de productos enviados, con sus respectivos tres juegos para las diferentes áreas de contraloría y pagos.
¿Cómo evolucionar este proceso en el transporte y convertirlo en un ciclo productivo al enfrentar los diferentes retos digitales de la actualidad? Explicaremos los distintos desafíos que existen en cada proceso y cómo encararlos para lograr la productividad en el transporte.
Planeación y asignación
Un elemento indiscutible dentro de la cultura organizacional de las empresas latinoamericanas es la enorme discrecionalidad con la que operan los encargados de negociar tarifas y asignar viajes a los diferentes transportistas, sin ningún tipo de control ni medición continua. Este efecto provoca de manera natural actos de corrupción y negociaciones dirigidas con los proveedores del transporte, lo que ocasiona la selección de un proveedor poco eficiente o el menos competitivo para realizar los viajes de la organización.
El reto reside en utilizar tecnología para evaluar, asignar y controlar todos y cada uno de los envíos que se realizan a través de un ERP de transporte, el cual además de generar información en línea y en tiempo real, permitirá establecer indicadores de desempeño que muestren transparencia en la asignación de viajes, así como un desempeño competitivo de dichas funciones.
Monitoreo y evidencias
El GPS cuenta con más de 30 años funcionando en el mercado nacional y a pesar de permanecer por tanto tiempo, nunca antes había jugado un papel fundamental en cada uno de los viajes que realizan hoy en día las empresas. Además, el GPS nació ante la necesidad de enfrentar el incremento de la inseguridad al ser una forma de monitorear las cargas hasta su destino final. Actualmente, la herramienta se ha convertido en una base de datos indispensable para asegurar que la ruta cubierta por el equipo de transporte cumple con los estándares mínimos requeridos para tener una ruta competitiva en materia de costos y efectividad.
Hoy todos estos dispositivos vienen acompañados con telemática, la cual permite asegurar un correcto manejo y mejor rendimiento de la unidad, así como el adecuado cuidado de la mercancía en ruta.
Otro elemento importante es la comunicación constante y efectiva que se tiene con el operador, la cual incluye elementos de voz y datos en cabina conectados a un centro de monitoreo en línea ubicado en las instalaciones del cliente o proveedor del servicio.
El desafío para los proveedores del transporte y dueños de flotillas es eliminar ese antiguo “hoyo negro” en que se convertían las unidades una vez que salían del andén de carga. Actualmente, no existe pretexto para no saber en dónde y en qué estado se encuentra la mercancía en todo momento, desde su salida hasta la entrega correcta al destinatario final. Una vez que aseguramos que el producto llegó en las mejores condiciones posibles, entra un elemento de la era tecnológica que se ha vuelto un diferenciador frente a la competencia, la cual se conoce como “evidencia digital”. Alguna vez escuché que la función más importante para cualquier empresa, más allá de cumplir con la cuota de ventas, es la cobranza. Y para que las empresas que entregan mercancías cumplan con dicho propósito, requieren de asegurar una eficaz y casi inmediata recuperación de evidencias.
El reto para cualquier ejecutivo logístico que embarque es asegurar un recurso tecnológico que provea movilidad en tiempo real y dé respuesta inmediata al cliente, con la finalidad de que se traduzca en un pronto pago de los servicios prestados.
Facturación y pagos
La llegada de la factura electrónica fue una “bisagra” para iniciar la transformación de los procesos digitales en las áreas de transporte de las empresas. Esto obligó a los prestadores de servicios de transporte a actualizar los equipos de cómputo de la gente dedicada a la facturación. El reto actual vino cuando los esquemas de costeo de los viajes se volvieron más complejos por el tipo de operación, cliente, destino o características de la carga, sumado a los algoritmos de margen de operación que deben cumplirse por estándares comerciales.
Por ello, el desafío en esta nueva era digital estriba en que no basta con contar con un eficiente sistema contable y administrativo para realizar los pagos y facturación. Se requieren herramientas tecnológicas más inteligentes que cubran toda esta complejidad para asegurar la rentabilidad del negocio. En particular, a cada una de sus líneas y a nivel macro, permitan la sustentabilidad de las operaciones logísticas.
