Mejor prevenir que gastar

Invertir y gastar, son dos términos muy conocidos y bien diferentes, aunque ambos impliquen el empleo de dinero, de tiempo, recursos y puedan afectar positiva o negativamente el negocio. Bien se sabe, el gasto es inherente a las finanzas de cualquier empresa. Gastar es emplear el dinero en algo, es usar o consumir capital a cambio de satisfacer una necesidad inmediata. Por otra parte, realizar una inversión también es emplear capital o recursos en algún tipo de actividad o negocio, pero con el objetivo de incrementarlo en el largo plazo.

A la hora de tomar decisiones, para las pequeñas y medianas empresas que cuentan con distribución comercial propia u ofrecen servicios logísticos, esta diferencia no es tan clara, lo que deriva muchas veces en la realización de gastos para solucionar fallas y desperfectos inmediatos en los vehículos de la organización, en lugar de considerar la decisión de invertir como estrategia que permita evitar las posibles complicaciones, es decir, en lugar de prevenir.

Una perspectiva de corto plazo es la que guía generalmente la decisión de los directivos que consideran menos costoso incurrir en gastos de reparaciones, por su menor impacto en las finanzas de la organización, si se compara con el capital que implica realizar una inversión.

A simple vista siempre será más económico solucionar los desperfectos que pudieran ir surgiendo con el uso, realizar las reparaciones y los ajustes necesarios para poder continuar operando. Pero para el responsable de la flota siempre será mejor adelantarse a los problemas antes de que ocurran. Un jefe de logística sabrá que para que sea factible una buena labor, siempre es mejor prevenir que curar. La pérdida de tiempo, dinero y esfuerzo siempre es menor siendo cuidadoso que reparando un daño. Para las pequeñas y medianas empresas invertir en programas informáticos que permitan ahorrar los gastos en reparaciones de fallas imprevistas evita los tiempos muertos, además de las demoras en la entrega, la disminución en la calidad del servicio y en consecuencia la insatisfacción del cliente. Las herramientas para realizar el mantenimiento preventivo de la flota son, al fin y al cabo una inversión. Los costos reales de implementación terminan siendo mucho menores si se toman en cuenta sus beneficios. Entonces, ¿por qué gastar pudiendo invertir?, ¿por qué curar si se puede prevenir? Debiera ser una pregunta a responder por aquellos responsables en el área logística. Al respecto, el Ing. Eduardo Miguel Andino, Jefe de proyectos TI de Persat Logística GPS, nos comparte sus apreciaciones y nos comenta los motivos que impulsaron el desarrollo de un módulo especifico para el mantenimiento preventivo de las flotas, dentro de una herramienta para la gestión empresarial. 

Eduardo Andino: El mantenimiento generalmente es visto desde las empresas como un gasto que no produce nada, pero si se tienen en consideración las consecuencias que acarrea el hecho de tener una unidad paralizada y en desuso por algún desperfecto, se comprende inmediatamente que la empresa pierde y, lo que es peor, que lo podría haber evitado.

El responsable de flota debe saber que llevar a cabo un plan de mantenimiento le permitirá identificar el punto donde el costo de la reparación es menor que el costo de la pérdida de producción para la empresa.

E. A: Sí, nuestra intención con Persat es cambiar la tendencia de realizar mantenimiento correctivo por el preventivo, como uno de los aspectos importantes para alcanzar la optimización en el área logística. Por medio de la experiencia de nuestros clientes, sabemos que el mantenimiento se realiza casi siempre en el momento en que una pieza del vehículo falla y requiere de reparación o cambio. Corregir no evitará la perdida, por eso se recomienda la prevención, que debe realizarse cada cierto tiempo o kilometraje, logrando evitar el deterioro total de un repuesto e incluso el fallo total del vehículo.

E. A: Desde Persat mantenemos una cultura de escucha activa a las necesidades y requerimientos de nuestros clientes. Aproximadamente el 70% de ellos mantenía en promedio una elevada cantidad de paradas realizadas por desperfectos y vehículos temporalmente fuera de uso, que afectaban el trabajo diario. La solución, bastante costosa, para muchas de estas empresas era trabajar con vehículos «muleto», como reserva para «apagar los incendios». Muchas veces no se cuenta con el tiempo necesario para ocuparse del registro y control que requiere el mantenimiento y la falta de recursos humanos designados a este trabajo, suele ser frecuente. El desconocimiento por parte de la administración sobre el kilometraje actual y el historial de tareas realizadas sobre el vehículo, también pesaba. Lamentablemente hemos tenido varios casos en los que los choferes, designados como encargados del mantenimiento, mantenían con el taller y el mecánico habitual, algún arreglo para beneficio propio, en paralelo a la empresa.

E. A: No sería suficiente, si además de controlar el desgaste de las unidades y llevar a cabo una planificación de las tareas de mantenimiento, se quisieran registrar los costos asociados, llevar un historial de tareas realizadas, etc. que permitiesen un análisis posterior sobre lo que se está gastando, por ejemplo, sobre un vehículo específico para compararlo contra la media de la flota. Debido al volumen de esta información, entendemos que se hace necesaria la asistencia de alguna herramienta informática que vuelva más eficiente la tarea.

En pocas palabras, no solo es más beneficioso adelantarse a los problemas y prevenirlos antes de que ocurran, sino que también invertir en una herramienta para llevar a cabo el mantenimiento resulta beneficioso en lo económico. Realizar el control sobre la flota regularmente puede ayudar a evitar que se deban tomar medidas más costosas en un futuro y hacer que sea menos probable que la empresa pierda la calidad de servicio y producción.

(*)  Asistente de Comunicación y RRPP en Persat Logística GPS, y entrevista a Eduardo Miguel Andino, Jefe de proyectos TI de la compañía.