Reingeniería de una operación compleja

(*) Fe de erratas: Por un error involuntario, desde el día 7 al día 17 de octubre, estuvo publicado bajo el mismo título un texto que no correspondía a la nota brindada por Juan Defiore, socio de Paradigma. Pedimos las disculpas del caso, confirmando que el presente es el artículo correcto.

En diálogo con Énfasis Logística, Juan Defiore, Socio de Paradigma Sociedad de Soluciones, nos brindó detalles sobre el proceso de transformación de «Farmanet», una de las principales distribuidoras farmacéuticas del mercado argentino. La consultora asesoró y colaboró con Farmanet en el rediseño de sus procesos y en la coordinación de las actividades para la renovación de los sistemas informáticos. El principal desafío fue sincronizar e integrar los esfuerzos de todos los involucrados en esta cadena logística, garantizando una implementación que no afectase en ningún momento la continuidad operativa.

  

Juan Defiore: Es una industria donde los aspectos regulatorios son importantes, tanto en lo relacionado con la elaboración, como con la seguridad de los productos que, por su naturaleza, requieren recaudos especiales para asegurar su integridad. En los últimos años se han vuelto más exigentes las normativas relacionadas con las operaciones logísticas del sector, entre las que se destaca el esquema de trazabilidad que impuso el Estado y que fue evolucionando a lo largo de los últimos años, ampliando paulatinamente el alcance de medicamentos sujeto a ese control. Todos los que participan de la cadena logística: el laboratorio productor, el distribuidor, la droguería, la farmacia y los centros asistenciales, deben identificar, registrar e informar al ANMAT a nivel individual «por cajita» el manejo y tránsito de dichos productos entre los distintos eslabones. Esta obligación de tener un seguimiento detallado surgió hace unos años e impactó significativamente en una industria acostumbrada -hasta ese momento- a operar con una trazabilidad «de lote». Fue necesario incorporar tecnología y procesos específicos para poder gestionar «cajita por cajita», lo que implicó también afrontar los costos asociados a ese nivel de trazabilidad. Estas exigencias aplican a un grupo específico de medicamentos, no todos, su implementación ha sido progresiva, es decir, se fue ampliando gradualmente el universo de medicamentos sujeto a este sistema de trazabilidad detallada. Otro aspecto relevante en esta industria se relaciona con sus procesos de logística inversa. Resultan habituales las devoluciones de productos por parte de las farmacias, ya sea por razones de caducidad, de deterioro del estuche en su manipulación, por diferencias entre lo pedido y lo entregado, o simplemente por acuerdo comercial con el Laboratorio que así lo admite. Cualquiera sea el motivo, las distribuidoras (y toda la cadena logística en general) deben estar preparadas para llevar una correcta gestión de dichas devoluciones. Esto suma una exigencia más a un modelo logístico de por sí complejo, que debe operar eficientemente con productos de diversas características y necesidades: bajo prescripción y de venta libre, con y sin cadena de frío, rutinarios de alto volumen y especializados de venta unitaria, con requisitos estándar y con resguardos especiales en lo que respecta a seguridad, según los principios activos del medicamento; entre otros factores. Se genera una gran cantidad de alternativas logísticas, para lo que es fundamental tener la flexibilidad de combinar envíos diversos y con distintos niveles de urgencia. Una complejidad de volumen tan amplio, con tipos de entregas tan diversas, hace que la programación de actividades en el almacén para la preparación de despachos y los procesos logísticos como tal sean bastante complejos.

 

 

J. D: En mi opinión, es un tema claramente instalado, que vino para quedarse, y que tiene beneficios relevantes para combatir la falsificación o adulteración en los medicamentos. En el gobierno anterior se percibía un interés por acelerar la incorporación de más productos a esta modalidad, aún no sabemos cuál será la línea de pensamiento de este nuevo gobierno. Supongo que esta tendencia seguirá dándose, pero quizás con un ritmo más gradual y con una mayor coordinación público – privada para atenuar los impactos de los mayores costos que conlleva. Desde ya que hay un universo de productos, como por ejemplo los de venta libre, donde no veo razonabilidad de incluirlos en este método de control tan estricto, ya que por su naturaleza creo que la trazabilidad por lote es suficientemente adecuada.

 

 

J. D: Desde la distribuidora Farmanet. En este rubro las distribuidoras surgen como una manera de establecer sinergia y eficiencia en la comercialización y logística para los laboratorios. Farmanet surgió por iniciativa de cuatro laboratorios, dos nacionales y dos internacionales, Gador, Casasco, Boerhinger y Novartis, respectivamente. Hoy provee sus servicios de almacenamiento, distribución y gestión comercial a un grupo aproximado de 20 comitentes. De esta forma, los lotes producidos en esos laboratorios son enviados a la distribuidora donde se almacenan, se acondicionan y se asignan en las cantidades apropiadas para cumplir con los pedidos del siguiente eslabón, que son mayoritariamente las droguerías, grandes farmacias o entidades específicas de la salud. En el caso de las droguerías, a su vez estas cumplen un rol similar, abasteciendo a las farmacias más pequeñas con rutinas de entrega diaria.

J. D: Creo que fueron dos los factores principales. Por un lado, Farmanet buscó mejorar los servicios operativos y la calidad de información para sus comitentes. Por otro lado, tener la capacidad para ampliar su volumen de distribución sin afectar la confiabilidad de las entregas. Para lograrlo, surgían dos necesidades: adecuar los procesos a las mejores prácticas del mercado y soportar dichos procesos con sistemas de información y soluciones tecnológicas modernas, confiables y escalables. Así fue como se encaró primariamente una reingeniería de sus procesos, con el consenso de los laboratorios, y luego el recambio de las aplicaciones informáticas.

J. D: Obviamente Farmanet, que es la compañía distribuidora, y el grupo de 20 laboratorios a los cuales brinda el servicio de distribución y administración comercial. El otro jugador clave en este proyecto fue el operador logístico, en este caso Andreani, que realiza las operaciones físicas vinculadas con la administración del almacén y con el transporte de mercaderías propiamente dicho.

J. D: El cambio generado por este proyecto de transformación tuvo varias aristas. Por un lado, implicó que Farmanet reemplazara su ERP (sistema contable, administrativo y comercial) por una solución «world class». Como consecuencia de ello, todos los laboratorios comitentes tuvieron que adaptar sus interfaces de información. Por otra par-te, se decidió migrar el sistema de administración de almacenes y adoptar el que Andreani considerara más adecuado para hacer eficiente su operatoria. Ambas compañías debieron coordinar la implementación de las nuevas soluciones, que además de estar en línea con los sistemas informáticos de los laboratorios, debían también interactuar con el ANMAT para asegurar el flujo de la información de trazabilidad. Esto hizo que el proceso tuviera una gran complejidad y exigiera la necesidad de trabajar en conjunto entre todas las partes. El gran éxito fue implementar sincronizadamente todos estos cambios, sin generar ningún inconveniente que pudiese afectar el normal abastecimiento de los canales.