Por: Natalia Fernández (*)
La trazabilidad de medicamentos normatizada lleva más de una década, a través de la incorporación de un código univoco incluido en un soporte tipo datamatrix, RFID o código GS128. Esto ha venido en su momento a dar legitimidad a cada unidad comercializada, que estuviera alcanzada por la normativa que exigía que este código identificara a cada uno de los productos comerciales.
Este procedimiento lograrían resolver algunos temas de desvíos en la comercialización o falsificación de especialidades medicinales, sobre todo las de alto costo, blanco en su momento, no solo ocasionando daños económicos sino también provocando un impacto negativo en el sistema de salud, ya que iban desde proporcionar dosis sub terapéuticas hasta tratamientos placebos, generando graves problemas a las personas y al sistema de salud. Hasta aquí, su manipulación en la cadena de suministro era acotada a un nicho y éste costo adicional, parecía que soportaba todo.
Con el tiempo, al incorporándose especialidades medicinales de enfermedades crónicas o comunes y de venta bajo prescripción simple en oficinas de farmacias, el volumen del transporte de medicamentos se vio significativamente aumentado. Ya no se trataba de trazar algunas unidades cada tanto, sino miles de ellas, los 365 días del año.
El mundo «farma» no escapa al mundo VUCA o BANI en donde el cambio constante y hasta a veces incierto más la vorágine diaria, hace que tengamos que estar tomando decisiones y realizando cambios constantemente para adaptarnos a los requerimientos y a la vez analizar formas más eficiente posible, de manera que un «cambio» puntual no retrase o enlentezca la cadena de abastecimiento de especialidades medicinales, con la responsabilidad social que eso conlleva.
Básicamente, la trazabilidad de medicamentos reúne más procesos operativos a lo largo de toda la cadena. Es aquí el punto, lo más complejo era tratar de evitar el error de información al momento de la carga manual de datos, ya que desde entonces un producto trazado no solo era identificado a través de su código de barras, sino que además poseía un número igual en cantidad de dígitos (GTIN) y 2 números adicionales que identificaban al dador de la unidad (GLN D) y al receptor de la misma (GLN R).
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En un almacén o establecimiento farmacéutico estos procesos impactan fuertemente en la recepción, picking y despacho de los medicamentos alcanzados por la norma. Y aquí es donde comparto mi mirada y experiencia. En un negocio de márgenes estrechos, donde la eficiencia no es sugerida sino exigida, consistía en un gran desafío resolver este impacto operativo que se traducía simplemente en aumento de costes y por consiguiente, pérdida de margen.
“Para todo proceso adicional que se incorpora al sistema de gestión de cada almacén, es vital mantener y sostener la salud del sistema de comunicación.”
Luego de una gran y necesaria tormenta de ideas, la tecnología fue allí un bálsamo y se colocó como el centro en la toma de decisiones. Pensar en automatizar procesos para volver a los estándares del nivel de servicio, era una posible salida. Y así lo fue.
- Procedimentar lo «nuevo».
- Capacitar.
- Escribir un buen manual de especificaciones técnicas.
- Adecuar los sistemas de gestión de almacenes(WMS) para sumar estos procesos y así prescindir del error factible que significaba cargar miles de números por día en una computadora, por persona/recurso/colaborador/a.
- Revisar la ejecución de los procesos y hacer seguimiento (PDCA).
- Adquirir nuevo hardware en caso de ser necesario y proyectar su repago, que de seguro sería positivo, dado el contexto.
Ver qué es lo que hacen otros (benchmark) es muy útil a la hora de decidir cuál sería la mejor opción posible para una organización dada, y dependiendo del CAPEX disponible sería la decisión más eficiente que se pueda tomar con el disponible.
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Existen hace ya algunos años, sistemas menos o más sofisticados de lectura e información de estos códigos de trazabilidad en el mercado farmacéutico. Van desde una simple computadora, una pocket PC con lector 2D o 3D hasta sistemas de cámaras de alta definición sin reproceso de pedidos. Estos últimos, si bien su costo es superior a lo básico que uno suele encontrar en el mercado, su velocidad y efectividad de procesamiento, sobre todo cuando se trata de altos volúmenes diarios de unidades a leer o informar, son una opción muy acertada e interesante a tomar en cuenta.
Por último, sumar que para todo proceso adicional que se incorpora al sistema de gestión de cada almacén, es vital mantener y sostener la salud del sistema de comunicación, tanto entre el WMS propio y el hardware/software adquiridos, como entre el WMS y la web-services o similar de la unidad departamental a informar on line.
(*) Mg. especialista en la cadena de abastecimiento de medicamentos, logística y transformación operativa.
Nota completa publicada en Revista Énfasis edición julio 2023.
