Por lo general aceptamos como algo natural los procesos establecidos y más aún, tendemos a dar por válido a aquel conjunto de actividades que han formado parte de la empresa desde siempre ¿Quién lo definió?, ¿Cuál es el beneficio?, no lo podemos definir, pero lo usamos y difícilmente lo cuestionamos. La exactitud de inventarios deviene de modelos desgastados que subordinaban en jerarquía al almacén frente al área contable, que maximizan la necesidad por desarrollar inventarios generales que les permita contar con información más exacta la cual afecta en el resultado anual de declaración de impuestos, heredándose así premisas sobre gestión efectiva para incrementar la exactitud de inventario, pero ¿cuán necesario es un inventario general al cierre de año?, ¿existe algún trabajo que lo sustituya?
Un inventario general requiere de una planificación que permita minimizar la probabilidad de errores de conteo, al tener en cuenta las siguientes 10 consideraciones podríamos conseguir los resultados esperados de este trabajo:
1. Establecer el proceso: es recomendable considerar tres tipos de conteos, iniciando con un barrido al 100% y tomando como punto de referencia la información de nuestros registros, focalizando nuestros esfuerzos en el segundo conteo para corregir o validar las diferencias que se mostraron en el primero y un último conteo entre el jefe de almacén y el responsable del inventario.
2. Pre inventario: toda actividad debe contar con un trabajo previo que garantice el orden y cumplimiento de los objetivos, una toma de inventario requiere facilitar al personal la ubicación e información de los artículos, descartándose iniciar con el proceso de existir duplicidad de ubicaciones en el almacén, información distinta o inexistente de los artículos y ubicaciones tanto en físico como en los registros, de lo contrario el segundo conteo se dilatará en tiempos identificándose también errores de conteo.
3. Corte documentario: te habrá pasado en algún momento escuchar “mientras se realice el conteo continuarán las operaciones tanto en recepción como en despacho y llevaremos un control paralelo”, lo más apropiado siempre será evitar el error que podría presentarse al detener parcialmente la operación del almacén, los intereses comerciales podrían condicionar la decisión, como consecuencia de no tener un plan de abastecimiento y de ventas que permita prever el cierre total de las operaciones del almacén.
4. Tercer conteo para validar las diferencias con el Jefe de Almacén: es necesario que el último conteo sirva para asegurar la diferencia encontrada y que sea aceptada por el jefe de almacén habiéndose agotado toda probabilidad de sustento de las diferencias, evitándose las suspicacias en los sustentos posteriores.
5. Sustentar las diferencias observando posibles cruces: ¿Por dónde comenzar?, los errores operativos son más frecuentes y de mayor acceso de información en artículos con características similares en los cuales se deberá identificar si entre ellos se justifica la diferencia.
6. Un tercero deberá realizar los ajustes de diferencias: para mantener la transparencia en el proceso, un responsable externo al almacén deberá actualizar las cantidades reales y encontradas en el sistema.
7. Llevar un listado de incidencias: al listar los motivos sobre las diferencias daremos un paso adelante en procesos de mejora continua, propiciando la corrección de las causas de las diferencias en el inventario.
8. No reinicies las operaciones si no se han realizado los ajustes: es incorrecto asumir la que toma de inventario tiene dos o más etapas, pensando en una primera conformada por los conteos y una segunda etapa el período de sustentación de las diferencias. Estas actividades deben desarrollarse sin reiniciar las labores del almacén, es como una bola de nieve dónde las diferencias pueden incrementarse durante este plazo a través de los mismos o nuevos errores, intencionales o propios de la operación, un inventario no termina en el tercer conteo, termina cuando se haya realizado el último ajuste.
9. Inventarios realizados por personal de la empresa: tercerizar el trabajo con una empresa que brinda este servicio puede generar grandes dolores de cabeza, cuando los artículos cuentan con un alto grado de complejidad para el reconocimiento es preferible realizar la tarea con personal interno de la empresa, pero ¿qué ocurre si no contamos con personal disponible? No nos compliquemos y contratemos personal eventual alternándolo y armando equipos con personal de la empresa, lo más probable es que estas empresas también lo hayan considerado y le demande mayor costo.
10. Inventarios cíclicos: la clave no es esperar al cierre de año para llevar un control, una política de monitoreo continua mediante inventarios cíclicos favorecerá en la reducción de los márgenes de error, en los procesos operativos y en la exactitud de la información.
La asociación de estas diez consideraciones son los argumentos más sólidos para desbaratar esas premisas que establecen a la toma de inventario general como la única metodología aceptada al cierre de año. Esta planificación contribuye en los planes de mejora continua trabajando sobre las causas de proceso y de operación que afectan la exactitud del inventario, así podríamos determinar que se debe implementar o mejorar respecto de herramientas de ayuda visual, estandarizar procesos o revisar la información del catálogo de materiales.
(*) El autor es Consultor Logístico Senior, investigador, docente en materias Logísticas y Speaker en Expo Logística Panamá 2012, Logistic Summit & Expo México 2013, Workshop Approlog – Universidad del Pacifico 2013.
Marcela Vincenti
