Como un director de orquesta

Al emprender la implementación de un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA), surgen varias incógnitas que deben ser resueltas antes de elegir la solución adecuada para la administración de un depósito. Algunas de ellas -no todas- deben ser dilucidadas al comienzo del proyecto de implementación, como ser:

– Ventajas funcionales y operativas del sistema.

– Equipamientos y recursos involucrados en la operación.

– Layout del depósito. 

– Disposición de los emplazamientos y depósitos, y sus «modus operandi».

– Modalidades de identificar, recepcionar, guardar, pickear y despachar la mercadería.

Existen algunas más, pero esencialmente es importante tener en claro el tipo de operación que deseamos sistematizar (actual y futura), para poder escoger la solución que posea las funcionalidades con las capacidades operativas necesarias.

            

Tradicionalmente los depósitos de nuestra región utilizan tecnología de radio frecuencia, haciendo de la operación algo más simple y ágil. Es importante tomar en cuenta que el software debe soportar el hardware que deseamos adquirir para la operación. Si bien es cierto que este ha ido estandarizándose cada día, vale la pena pensar en el tipo de equipamiento, en función de las operaciones, los usuarios, y las características del depósito, como así también hacer las mediciones adecuadas, que permitan contar con la operatoria de los equipos en todas las áreas. 

El software debe tener la capacidad para operar con este u otro equipamiento, como ser tecnología de voz, donde se permita a los operarios tener libertad de movimientos en sus manos al interactuar con el sistema a través de comandos de voz. Existen otros equipamientos que pueden ir incorporándose a la operación, por lo cual es fundamental que el software del WMS los contemple, tales como RFID, cintas automáticas, brazos robóticos, pick to ligth, etc. En los tiempos que corren, tener mercaderías identificadas con un tag, el cual es leído a través de una antena de RFID identificando su trazabilidad en la operación, no es algo que pueda ser visto a la distancia. Si bien es cierto que aún se puede pensar que todavía es una inversión considerable, este tipo de identificación, con el correr de los tiempos, se ha hecho algo cada vez más común y accesible.

Si pensamos en equipamiento, no solo hay que tener en cuenta el hardware asociado, también hay que contemplar los equipos que ayudaran a movilizar las mercaderías dentro del depósito. El WMS debe ser capaz de identificar esos recursos, permitiendo su parametrización a través de perfiles operativos, atribuyéndoles prioridades de tareas, recursos humanos asociados, características operacionales, etc., de manera que su optimización pueda darse en su máxima expresión, a través del Sistema de Gestión de Almacenes (WMS). Si nos focalizamos en los Recursos Humanos, no deberíamos dejar de lado a la capacidad de configuración del WMS en cuanto a la identificación, control, asignación de tareas, perfiles, etc., de la totalidad del personal involucrado, en todos sus niveles jerárquicos. Los recursos humanos que operan el depósito deben ser volcados al sistema de forma que este pueda tener la administración total de los mismos, con el claro objetivo de optimizar sus potencialidades, asignar las tareas adecuadamente, priorizando las mismas en función a las necesidades y permitiendo monitorear en tiempo real todo lo que sucede dentro de Almacén.

Un WMS debe permitir las operaciones de diferentes configuraciones de depósitos, con distintos propietarios de mercaderías y comportamientos logísticos. La capacidad de adaptación del WMS para cambiar un layout, los parámetros operacionales, sus recursos, prioridades, etc., es una cualidad diferencial al momento de seleccionar un Sistema de Gestión de Almacenes. 

El WMS debe administrar el concepto de Múltiples Emplazamientos y Múltiples Depósitos (División Jerárquica de Depósitos), con diferentes operaciones, tipos de almacenajes, posiciones, no posicionamiento, etc., sobre la base de una única instalación física del software.  

El WMS debe poder identificar las mercaderías, sus contenedores, trabajar con diversas unidades de medida, a través de los distintos códigos del mercado (EAN13, DUN14, EAN128, etc.), como así también tener la capacidad de crear sus propios códigos de identificación, imprimiendo etiquetas personalizadas.

La definición de parámetros logísticos de los artículos debe ser soportado por el WMS en todos sus aspectos. Los procesos de recepción, identificación, controles, junto a la asignación de ubicaciones deben ser administrados por el WMS en forma automáticas, permitiendo las tareas de supervisores para cambios en los caso excepcionales. Recepciones esperadas y no esperadas, son parámetros necesarios dentro del SGA. La división espacial de las ubicaciones de almacenamiento es fundamental, pudiendo identificar capacidad, resistencia, cubicaje, etc., de forma que la operación se realice en tiempo y forma. Las formas de preparación de los pedidos y envíos, deben ser contempladas en la parametrización del WMS. La administración de embalajes, contenedores, pallets, su identificación, forman parte de las funcionalidades de un WMS. El picking, las necesidades de reaprovisionamiento automáticos para cumplimentar los pedidos, forman parte de las funcionalidades implícitas en el SGA. Los procesos de despacho, con sus respectivos controles, deben ser provistos como funcionalidades automáticas del WMS, pudiendo administrar los diferentes métodos de salidas de mercaderías, controlar los docks de carga y descarga y, a través de funcionalidades extendidas, el orden de carga de camiones en función a las entregas, sus recorridos y repartos. La administración y la trazabilidad de todos los movimientos dentro del depósito con los log de movimientos deben ser registrados por el WMS, permitiendo dar los reportes de auditoria necesarios. La administración de Cuarentena y QA deben ser funcionalidades del SGA. Logística Inversa, Product Recall y Kitting, entre otras necesidades operativas, son partes del WMS.

El WMS debe permitir ejecutar inventarios generales,  cíclicos, con posibilidad de registrar mediante radiofrecuencia, la gestión del progreso de las tareas pendientes y terminadas, el control post-inventario, con posibilidad de regularización del stock y la emisión de listado de diferencias. La capacidad de producir reportes operacionales, informes de gestión, en forma simple y/o a través de herramientas de reportes tradicionales del mercado, son diferenciales al momento de escoger un WMS.

En resumen, un WMS debe ser una solución integral, flexible frente al negocio, simple de implementar, con rápido aprendizaje por parte de los usuarios, que permita la integración e interacción con otros sistemas a través de tecnología de última generación, cumplimentando los requerimientos operacionales descriptos en el presente artículo, «end-to-end» puertas adentros del depósito.

– Reducción de costos logísticos.

– Incremento en el rendimiento operacional.

– Ordenamiento en los procesos.

– Optimización de los recursos involucrados en la operación.

– Control «end-to-end» de los procesos.

– Administración de los recursos humanos.

– Uso de reglas lógicas-operacionales.

– Mejora en la calidad.

– Reducción de tiempos operacionales.

– Mejora en la calidad de entrega y en atención al cliente.

– Administración y control de inventarios.

– Posibilidad de uso de tecnología complementaria (Radio Frecuencia, RFID, Voice, etc.).

– Aplicar distintas metodologías de operación.

– Administración de mercaderías propias, de terceros, materia prima, etc.

– Crossdocking. 

– Disminución de costos (fletes, manipuleo de cargas, de almacenamiento, etc.).

– Optimización de espacios, recorridos y tareas.

– Trazabilidad.

(*) El autor es Regional Director, VKM Software Solutions.