¿Qué es el Facility Management?

El Facility Management forma parte fundamental de la gestión de activos inmobiliarios y en una de sus acepciones se podría definir como la gestión de entornos de trabajo productivos a través del mantenimiento de la infraestructura y la logística necesarias para facilitar las actividades económicas en todos los sectores, permitiendo que el desarrollo de las operaciones y actividades estratégicas sea más eficiente y al mismo tiempo efectivo. Evidentemente también se podría decir que a través de esta disciplina se cumple una función de gestión de reducción de costos. Por lo tanto, el Facility Management es una función crítica que puede consumir recursos fundamentales o contribuir al éxito general de la empresa, dependiendo de la gestión que se desarrolle. Por definición el Facility management plantea la implementación integrada de la administración de los activos físicos, de los recursos financieros y de los recursos humanos dedicados a esta administración alineando los objetivos estratégicos de la dirección de la organización. En pocas palabras y según la International Facility Management Association: “Es una disciplina que asegura el óptimo funcionamiento del ambiente físico, integrando las personas, los lugares, los procesos y la tecnología. Integrando los principios de Arquitectura, Ingeniería y administración de empresas”. 

El Comité Europeo de Normalización (CEN) lo define como “La integración de procesos dentro de una organización (empresa) para mantener y desarrollar los servicios acordados que mejoren y respalden (mantengan) la efectividad de sus actividades primarias”. Esta definición fue ratificada por la BSI ‘British Standards y define de manera más global pero no menos precisa a la práctica de esta disciplina. A pesar de que las áreas gestionadas por el Facility Management (Recursos tecnológicos, financieros, humanos, activos fijos, información y conocimiento) comparten el objetivo común de apoyar y proveer información estratégica y operativa a todas las áreas acometidas por la empresa, lo cierto es que cada una de estas posee su propia agenda, sirve a su propio grupo de interés y tiene prioridades distintas. Sin embargo para obtener una buena performance en el core business de cualquier compañía, resulta crítico poder garantizar una optimización del uso de los activos y sobre todo, tener total confianza en la disponibilidad de sus propiedades y de todas las actividades de soporte del negocio. 

El costo de mantenimiento de los inmuebles de oficinas estaría representando, en promedio, un 15% anual del presupuesto total de la empresa; y cada componente del Facility Management – las instalaciones, el apoyo a los negocios (business Support) y la tecnología de la información -, un 5% de las ventas. Para tomar dimensión de lo que la gestión edilicia representa en números, a continuación suministramos algunas cifras de impacto, a saber:

• El capital inmovilizado en edificios, terrenos e instalaciones constituye en general entre el 25% y el 50% de los activos de las empresas.

• El coste de mantenimiento de un edificio representa hasta el 80% del total de los costes edilicios.

• Los costos de ocupación de los inmuebles representan del 25% al 35% del costo operativo total.

• En numerosas empresas, el costo asociado a inmuebles es solo superado por el de recursos humanos y con frecuencia representan los mayores compromisos en el largo plazo. 

Como se mencionó anteriormente, a pesar de ocupar el segundo lugar en los costos estructurales después del salario, la gestión de los activos inmobiliarios y de sus espacios, rara vez aparece entre los objetivos estratégicos de las compañías. A raíz de esto nace una inquietud, ¿es conveniente para las compañías seguir ignorando el importante impacto en los beneficios que tendría elevar el perfil de la gestión de activos inmobiliarios al nivel de los RRHH o la dirección financiera? Dada la relevancia de las cifras expuestas anteriormente, surge la tentación habitual y, por cierto, natural de reducir estos costos esperando que ello redunde en el incremento de beneficios antes de impuestos. Sin embargo, a no ser que los recortes puedan hacerse sin interferir en el desarrollo de las actividades comerciales, lo habitual es que afecten negativamente los beneficios. Para determinar si nuestras inversiones son adecuadas, no sólo hay que conocer la cantidad de recursos empresariales que este mantenimiento o gestión absorbe sino que, además, es necesario determinar el valor que esta inversión genera (ROI). En este sentido el Facility Management o gestión de espacios, será capaz de determinar cuándo hay que establecer un nivel de servicio diferente (y por consiguiente de costos) para continuar manteniendo una gestión de soporte y políticas de riesgo aceptable y como valorarlo, para poder obtener los fondos adicionales que cubran dichas necesidades. Hay que ser consciente de que no sólo el incremento en gastos puede mejorar la eficiencia y la efectividad (por ejemplo obteniendo mayor productividad y eficiencia en el uso de la energía), sino que también la limitación de daños reduce pérdidas, al evitar el riesgo de fracaso. El problema es que el incremento de los beneficios (ahorros) es difícil de medir y cuantificar como rentabilidad o retornos sobre la inversión, mientras que los gastos son más fáciles de identificar. A pesar de todo ello, es preciso e imperioso diferenciar entre la dificultad de identificar mejoras (inversiones) contablemente y el hecho de que estas impacten positivamente en el cash flow.

En el momento en que se determina la necesidad de administrar un inmueble existe intrínsecamente la oportunidad de aplicar la metodología de Facility Management, ahora bien no siempre la metodología se aplica en toda su extensión dependiendo por supuesto de la complejidad y el alcance que el activo inmobiliario posea. En resumen, podemos decir que en cualquier evento que impacte en las necesidades espaciales es pausible de aplicar facility management. A continuación algunas circunstancias particulares que indican la oportunidad para su aplicación:

1. Fusiones/adquisiciones/construcciones de grandes espacios.

2. Terminación o comienzo de contratos de alquiler de grandes espacios.

3. Reducción o ampliación de espacios.

4. Consolidación (reestructuración inmobiliaria) de operaciones sobre inmuebles.

5. Necesidad de reducir costos operativos.

El campo de acción del Facility Management básicamente se divide en cuatro grandes servicios, la administración de propiedades y alquileres de real estate, servicios en el lugar de trabajo, gerenciamiento de proyectos y obras y gestión del mantenimiento. 

Si usted es un ejecutivo o profesional focalizado en finanzas, real estate o sustentabilidad, considere lo siguiente: En primer lugar, en los EE.UU., Europa y muchos otros países se está desarrollando conjuntamente una nueva norma contable que requiere que todas las empresas públicas agreguen miles de millones de inmuebles alquilados  y facilities a sus balances. Un movimiento que tendrá un impacto seis veces mayor en los retailers que en el promedio de todas las industrias, por lo tanto estos cambios crearán una mayor complejidad en la previsión financiera y presentación de informes. En segundo lugar, las tiendas, centros de distribución y espacios corporativos representan el canal más importante para las ventas de la mayoría de retailers y uno de los principales cuatro costos para 2/3 de las empresas. En muchos casos, como lo hemos mencionado anteriormente, representan el segundo costo más alto luego del capital humano y con frecuencia representan el mayor compromiso a largo plazo. Finalmente, mientras que el 97% de los retailers y otras corporaciones han establecido objetivos ambientales y de reducción de energía, menos de 1/3 de los mismos han alcanzado sus objetivos y consumado los ahorros en este aspecto.

Para obtener una comprensión más amplia del impacto de estos hechos, nos reunimos con los ejecutivos de finanzas, Real Estate e informática de muchos de los más grandes y respetados retailers del mundo, así como a otras empresas líderes en la industria – los que son clientes de IBM y Deloitte y los que no lo son. Basado en estas conversaciones con clientes actuales, potenciales y analistas, creemos que tenemos una sólida comprensión de los múltiples retos que las compañías enfrentan hoy en día. En este análisis, surgieron tres retos principales sobre todos los demás:

• Los ejecutivos están pidiendo software de clase empresarial para la contabilidad de sus alquileres  que acelera el cumplimiento de la nueva norma de contabilidad sobre los contratos de alquileres, mientras que  simplifica la gestión de complejas hipótesis financieras y mejora el pronóstico financiero.

• Los ejecutivos están pidiendo soluciones que aceleran los plazos de construcción de proyectos para nuevas tiendas y remodelaciones para aumentar las semanas de ganancias (revenue weeks).

• Los ejecutivos están pidiendo soluciones que identifiquen las instalaciones de uso intensivo de energía y aceleren la aplicación de las acciones correctivas para reducir los costos operativos de los espacios, a la vez de mitigar los crecientes riesgos ambientales.

Teniendo en cuenta todo lo anteriormente expuesto, Deloitte e IBM creen firmemente que las organizaciones se beneficiarían sin duda alguna de una solución world class de “Smarter Building”. En sintonía con las necesidades del mercado IBM ha adquirido hace pocos años una solución Smarter Building llamada TRIRIGA, en la que Deloitte participó en el desarrollo de algunos módulos, para los ejecutivos de real estate y facilities, que ayuda a incrementar la eficiencia operacional, el retorno financiero sobre el capital invertido, y mitigar el riesgo financiero y ambiental. TRIRIGA es, básicamente, una herramienta informática de centralización y administración de información de activos inmobiliarios, en otras palabras un EAM (Enterprise Asset Management) en la subcategoría IWMS (Integrated Workplace Management System) que incluye las herramientas integradas de planificación y de cartera bienes raíces que proporcionan una visión consolidada de todas las propiedades y activos. Esta solución tecnológica orienta las decisiones clave de negocio y rastrea las transacciones.

El objetivo de este documento es comunicar y sensibilizar a las empresas sobre la importancia y el gran impacto que tiene la gestión de recursos a largo plazo, tanto directamente a través de los costos, como la productividad que se genera a través de la gestión. Varios estudios avalan la hipótesis de que la implantación del Facility Management en la toma de decisiones estratégicas de las compañías puede impactar significativamente en el resultado de las empresas, consiguiendo un incremento del retorno de los capitales invertidos gracias a un mejor aprovechamiento de los activos inmobiliarios, la reducción de los costos operativos, la mejora de la calidad de vida de los usuarios, la garantía de no interrupción del negocio, la claridad y transparencia en la contabilidad y la liberación de recursos clave para concentrarlos en el core bussines de la empresa.