Normalmente, la voz es un medio que todos utilizamos de forma natural e intuitiva para comunicarnos con los demás. Gracias a esta herramienta tan práctica, las empresas en la actualidad han evolucionado y buscado innovar sus operaciones con el fin de ser más rentables. Dentro de la cadena de suministro uno de los eslabones que las compañías quieren fortalecer es el del proceso de surtido al pasar del uso del papel a una tecnología de distribución a través de la voz.
Herramienta logística: voice picking
Los requisitos de procesos en los centros de distribución son un poco distintos en el caso de una empresa tradicional y un negocio en línea; inclusive las compañías por catálogo como Oriental Trading Co., Cornerstone Brands y Augusta Sportswear afrontan retos únicos. Sin embargo, todas han apostado por la tecnología de voice picking para enfrentar los desafíos logísticos. El voice picking es ideal para las empresas que manejan altos volúmenes de demanda; a nivel mundial, diferentes organizaciones han obtenido beneficios como la reducción del tiempo para capacitar a sus operadores y el incremento de su productividad en un 30%.
La mayor preocupación de un centro de distribución radica en el conteo y despacho de las órdenes de compra. Esto es una tendencia de demanda en un mercado competitivo, donde lo principal es salvar la venta y generar nuevas experiencias de compra. Por la anterior, la función de los centros de distribución ha cambiado al ajustarse a los cambios en el mercado y rediseñar las operaciones de preparación de pedidos o picking. El sistema de voice picking debe actuar como manos y ojos libres, con el fin de elevar las operaciones logísticas y adaptar las herramientas hacia el incremento de la productividad, así como reducir los tiempos que se hacen de recorrido en los centros de distribución.
El software de voice picking se ha usado desde finales de 1990 para mejorar la productividad, precisión y seguridad en tiendas minoristas de comestibles, alimentos y bebidas, bienes de consumo al por menor, además de otras operaciones de distribución.
Una tecnología de mejora
Gartner Research, la firma consultora especializada en temas de tecnologías de información, afirma que menos del 10% de los almacenes y centros de distribución en México cuentan con sistemas de voice picking. Además, en los últimos meses se ha visto un incremento de hasta 30% por parte de las grandes empresas que han implementado esta herramienta logística. Esta tecnología no sólo impacta positivamente la logística de los almacenes y centros de distribución en lo operativo, sino que dada su naturaleza, se convierte en una alternativa para las industrias verdes y amigables con el medio ambiente. Al final del día, las empresas que manejan voice picking en sus procesos cometen menos errores, mejoran la productividad, disminuyen las devoluciones, hay más precisión en el control de inventarios y la satisfacción de los clientes es total. Además, el retorno de inversión de quienes adoptan esta tecnología no va más allá de los 12 meses.
Caso de éxito: Coca Cola
En 2007, Coca Cola empezó su investigación sobre distintas tecnologías que pudieran mejorar la precisión sin sacrificar la eficiencia. El resultado de esas investigaciones llevó a la compañía a conocer la tecnología de voz, ya que deseaba encontrar una solución que le permitiera seleccionar los pedidos, así como trabajar con las manos y la cabeza libres. Al descubrir que los sistemas de voz permitían a los selectores de pedidos trabajar con las manos libres, Coca Cola implementó procesos, sistemas y tecnologías para optimizar la gestión de sus almacenes, además de poder utilizar el espacio y el flujo de transporte de materiales. Por otro lado, la productividad y eficiencia de los centros de distribución se realiza a través de la automatización de sus almacenes verticales, el voice picking, y los sistemas de gestión de almacenes. El sistema de preparación de pedidos por voz no utiliza hojas de papel, lo que minimiza los errores y mejora la productividad.
El sistema de voz es una tecnología clave, ya que los sistemas que utiliza Coca Cola pueden ocupar la voz de cualquier persona. Al no tener que grabar muestras de voz de 3 mil empleados diferentes, el proceso de implementación fue más rápido. Por ejemplo, en un principio se tenía que cargar la batería de los dispositivos cada cuatro o cinco horas, pero después de haber realizado algunos ajustes, los equipos que maneja la compañía pueden extender hasta por 16 horas la vida útil de la batería.
El funcionamiento del voice picking en Coca Cola es de la siguiente manera:
1. La aplicación de voz está alojada en un banco de servidores dentro del centro de datos corporativo en Atlanta.
2. Un segundo servidor, ubicado en cada una de las 100 instalaciones, usa el sistema de voice picking para convertir el texto a voz.
3. La comunicación se realiza por la red de área local inalámbrica, tanto en el centro de datos corporativos como en las instalaciones.
4. Los pedidos pasan de un lado a otro entre el sistema ERP y la aplicación de voz para crear un pedido en formato de página XML.
5. Una vez que se reciben los pedidos en las instalaciones, se direccionan por la red inalámbrica hacia el servidor para convertirlos en instrucciones de voz.
6. El sistema imprime una lista de preparación de órdenes en papel. El selector de pedidos comienza su turno con la selección de auriculares y un teléfono.
7. Cada teléfono tiene una dirección IP. Cuando el trabajador se registra en el sistema, se establece la conexión telefónica con el servidor local.
8. El sistema le pedirá su identificación (ID) según el perfil del selector de pedidos y le comunicará la siguiente orden que debe preparar.
9. Los selectores utilizan elevadores de tarimas conducidos por personas y preparan pedidos en tarimas.
10. Cuando se confirma el dígito, el sistema le dice qué cantidad y qué producto debe preparar. Al finalizar un pedido, la tecnología indica al selector que se dirija a una impresora donde obtendrá un billete o una etiqueta para la tarima.
11. El selector dice los últimos tres dígitos del número de ID de la tarima para confirmar que tiene la etiqueta correcta. Después de este paso, envuelve y ubica el pallet para su entrega.
Reinventando la eficiencia con la voz
Con el fin de modernizar sus sistemas de toma de pedido miles de empresas han instalado sistemas de voz a lo largo de la última década. Esta tecnología no se limita a los flujos de trabajo que son soportados por el sistema de gestión de almacenes (WMS), por lo que las empresas que quieran conseguir una productividad plena deben realizar una reingeniería de sus procesos. El sistema de voz permite que el nuevo flujo de trabajo se ejecute como un front-end del WMS, así como con las manos y ojos libres, lo que da lugar a espectaculares mejoras en la productividad, precisión y seguridad. Además de la recolección, prácticamente cualquier tarea en un centro de distribución se pueden beneficiar del uso de la voz, incluyendo la recepción, almacenamiento, reposición, transporte y procesamiento de devoluciones.
