Muy pocas empresas estaban preparadas para esta coyuntura y los empleados no tenían, por ejemplo, herramientas elementales, como notebooks por ejemplo. Además les tocó chequear rápidamente conexión a Internet, si las herramientas que utilizaban in house también se podían utilizar desde la casa y si hay riesgo de inseguridad a nivel software, entre un montón de cosas que se deben abordar a la hora de pensar en tener un equipo de trabajo remoto.
Desde Workana creemos que esta situación de crisis es una oportunidad para que las empresas comiencen a pensar que es importante darles herramientas a las personas que forman parte de las empresas y que esto les permita ser productivas, sin importar donde estén.
Llevamos casi ocho años impulsando el trabajo digital y freelance en Latinoamérica y el 60% de nuestro equipo es remoto. Por eso hemos compilado algunas recomendaciones para hacer más productivos los equipos de trabajo, incluso en situaciones como la actual, cuando el cambio es mucho más rápido y sin una planificación anticipada.
1. Procesos inadecuados o ineficientes
Los equipos virtuales enfrentarán el obstáculo de seguir procedimientos inadecuados o ineficientes. Para poder darle solución a esto debemos preguntarnos: ¿cómo se pueden adaptar los procesos institucionales de los modelos de trabajo tradicionales a los modelos remotos? Aquí les compartimos algunos tips:
Priorice los objetivos, no los procesos: tal vez sus empleados en el sitio hayan desarrollado tareas de una manera específica, pero su equipo remoto también puede haber establecido las suyas propias, lo que puede ser más efectivo para lograr los objetivos. Permita que su equipo remoto pueda proponer cuál es la mejor manera y, en base a eso, establezca y optimice los procesos.
Mantenga una optimización y monitoreo constantes: sostenga una actitud centrada en la optimización continua y esté abierto a los consejos de sus equipos sobre estrategias de mejora.
2. Falta de liderazgo
La falta de liderazgo es uno de los principales problemas que enfrentan los equipos remotos, ya que muchas personas pueden ser grandes líderes cara a cara, pero carecen de las habilidades necesarias para ejercer un liderazgo remoto. Entonces, ¿cómo se puede superar la falta de liderazgo en los equipos de trabajo remotos?
En una encuesta de la Universidad de Harvard, se les pidió a los participantes que describan el perfil de lo que consideraban un buen gerente para tratar con equipos de trabajo remotos. Si bien algunos encuestados dijeron que nunca se habían encontrado con este perfil ideal, otros pudieron identificar las siguientes actitudes vitales:
Feedback frecuente y consistente: el 46% de los encuestados designó buenos a los líderes de equipos de trabajo remotos que brindan informaciones regulares y personales al menos una vez por semana.
Confían en la comunicación personal o verbal: los buenos líderes de proyectos que trabajan con equipos remotos se preocupan por programar videollamadas o, al menos, llamadas telefónicas con los empleados siempre que se debatan asuntos importantes. También promueven la vinculación del equipo, ayudando a los miembros a conocerse, superando un simple intercambio de archivos o chat.
Excelentes habilidades de comunicación: son perfectamente capaces de transmitir ideas complejas, expectativas específicas, abundante información y motivaciones constantes a todo el equipo remoto. Son buenos oyentes, expresan confianza, respeto y empatía y se preocupan personalmente por sus compañeros.
3. Falta de productividad y problemas con la gestión del tiempo
Muchas compañías ven el trabajo en casa como una amenaza para el control de productividad de sus empleados. ¿Cómo se pueden resolver los problemas de gestión del tiempo en equipos de trabajo remotos?
Evaluar el progreso del trabajo: la mejor manera de garantizar que todas las personas realicen su trabajo a tiempo y de manera correcta es establecer metas y plazos claros. Una forma de lograr esto es hacer un seguimiento de las horas trabajadas: esto le dará una visión más clara del tiempo necesario para completar tareas específicas, permitiendo expectativas realistas sobre el progreso de su equipo. Workana tiene un programa especial para esto: el Workana Time Report, una manera fácil de auditar en tiempo real el desempeño de sus empleados remotos en relación con las horas.
Institucionalice las buenas prácticas: acordar una lista de buenas prácticas es una excelente manera de establecer quién debe enviar cada trabajo sin abrumar a otros miembros o perder tiempo del resto del equipo.
(*) El autor es co-founder de Workana
Marcela Vincenti
