Cada proyecto que se lleva adelante es único y requiere de un enfoque personalizado dependiendo de su tipología, tamaño, metas y objetivos junto con la cantidad de etapas que requerirá para su cumplimiento. En ocasiones es difícil comprender la complejidad del proyecto que tenemos por delante, hasta que los problemas se nos vienen encima. Para evitar que esto ocurra y garantizar un cumplimiento en tiempo y forma (o lo más cercano posible), la etapa de Planificación es esencial. Allí se determinarán los criterios que se deberán seguir, y especialmente los recursos con los que se cuenta (o no) para el cumplimiento de los objetivos. Todos sabemos que los recursos serán escasos, siempre es así: si contamos con el tiempo suficiente, quizás nos falten recursos económicos o nos demos cuenta que los riesgos asociados al proyecto sobrepasan la capacidad de resolución de los recursos humanos con los que contamos.
Enfoque sistémico
El liderar un proyecto logístico es una tarea compleja y muy enriquecedora, y es justamente esto lo que la torna una actividad tan interesante y desafiante para quienes disfrutamos de los retos en este sector. Son tantos los inputs que se deben tener en cuenta y tantas las variables a analizar, que siempre es recomendable utilizar un proceso sistémico para no saltearnos ningún paso. Hoy en día, las herramientas tecnológicas allanan mucho este camino con soluciones que se corresponden con plataformas integradas, satisfaciendo las necesidades del negocio, simplificando su administración y control, y fundamentalmente reduciendo el porcentaje de errores. Hagamos un breve recorrido por la etapa de planificación y veamos los principales elementos que se deben tener en cuenta para liderar un proyecto logístico:
1) Establecer los indicadores clave: los cuales se deberán monitorear durante todo el proyecto para descubrir desvíos y corregirlos lo antes posible.
2) Designar a los responsables de cada actividad: quienes serán los encargados de llevar adelante las instrucciones y concretarlas en acciones reales.
3) Definir las obligaciones de «reporting»: el líder del proyecto necesita «feedback» constante sobre los avances y complicaciones de parte de las personas que implementan los cambios a nivel operativo.
4) Fijar plazos y etapas: se establecerán «hitos» de cumplimiento para asegurarse de que no se producen retrasos o cuellos de botella en la implementación que más adelante amenacen a todo el proyecto, con el riesgo de tornarlo inviable.
5) Desarrollar estimaciones de costos, tiempos y recursos necesarios: siempre considerando un margen para afrontar los imprevistos que ocurran.
La importancia del liderazgo a cargo del profesional responsable radica en la efectiva sincronización del flujo de trabajo, la contratación o tercearización de los recursos en el momento en que se requieren y la distribución óptima de las tareas y actividades a cada responsable. Para esto se necesita una mirada global del proyecto, sabiendo aplicar localmente los recursos en donde sean imprescindibles para la realización de las tareas. Asimismo, conocer detalladamente a los proveedores que brindarán sus servicios es fundamental: saber quién hace qué cosa (o brinda cual servicio), qué calidad deberán ofrecer al proyecto y cómo se los medirá en su cumplimiento.
Ser parte
Todo lo anterior, hace referencia a la capacidad de análisis y de resolución del líder del proyecto, pero un líder experimentado sabe que parte de su trabajo es ponerse al servicio de sus recursos. Un verdadero líder sabe que él o ella, no es nada sin los recursos humanos que componen el proyecto. Lamentablemente, aún hoy, con todos los avances en liderazgo, coaching, comunicación activa y capacidades blandas de las que tanto se habla, perduran algunos gerentes o responsables de proyectos que suponen que su trabajo consiste en bajar órdenes, esperar que la gente las cumpla y no inmiscuirse en la diaria del proyecto ya que están «para otros temas más importantes». Claro que cuando los inconvenientes surgen, (y siempre van a surgir), no saben cómo reaccionar y mucho menos resolverlos para llevar a buen término el proyecto.
Repasemos algunos temas para convertirnos en líderes eficientes, recordando dónde reside gran parte del éxito de los proyectos:
A. El rol del líder es fundamental: es la persona en quien todos los miembros del equipo deben confiar. Esto lo logrará, mostrando coherencia y transparencia en sus decisiones.
B. El líder debe comunicar claramente y lo antes posible las expectativas que se pretenden conseguir con el proyecto y el rol que cada miembro tiene en él.
C. El líder solo debe hacer promesas si se está seguro que se van a poder cumplir. No hay nada peor que los miembros no se sientan respetados porque se les prometen recursos para llevar adelante la gestión, que luego no reciben.
D. El líder debe mostrarse abierto en las discusiones, mostrando sus puntos de vista y escuchando a sus miembros. Un líder que pretende imponer siempre su perspectiva desatendiendo a quienes están en la implementación del proyecto, no solo es necio, sino también va derecho al fracaso.
E. El líder debe motivar al equipo, cumpliendo al mismo tiempo, con los entregables del proyecto. Para esto, debe dar siempre el ejemplo, tanto en el trato amable como en el cumplimiento de los plazos y las obligaciones pautadas.
Es por ello que el rol del líder del proyecto se le debe otorgar a quien posea las capacidades para influir en un grupo de personas, haciendo que ese grupo trabaje con entusiasmo en el logro de los objetivos comunes. Esto se logra en gran medida integrando a los empleados dentro del proyecto de forma que sientan que constituyen la parte más importante del mismo.
Entendemos que este proceso no es una tarea fácil y en ocasiones se deben tomar decisiones que no son populares con el grupo. Es en esos momentos, cuando un líder exitoso debe trabajar con su equipo, dialogar y encontrar la forma más clara de transmitir las necesidades de la etapa en que se encuentre el proyecto y lograr la cohesión grupal.
(*) La autora es Licenciada en Comercio Internacional, posgrado en Logística. Consultora en temas de Gestión y docente universitaria (mesaliva@gmail.com).
