La competitividad del mercado actual conlleva a la necesidad de brindar un servicio diferencial a bajo costo. Para lograr esta ecuación es necesario analizar las posibilidades de automatización e informatización de los procesos de la cadena logística. La transformación digital implica un cambio en el pensamiento del negocio, procesos y cultura de la empresa, y comienza con la necesidad o decisión de implementar sistemas que faciliten y optimicen las tareas.
Informatización como camino
La informatización del área logística permite administrar y tener un control detallado e inmediato de las cargas, seguimiento del transporte y stock de mercadería. Tener los datos disponibles a través de una aplicación ayuda tanto en la toma de decisiones como en el aspecto económico de la logística evaluando las diferentes variables de cada caso en particular, como riesgos, tiempos y costos de cada operación, entre otros, disminuyendo los tiempos que implica el análisis manual de variables. Además, el servicio al cliente se ve beneficiado por los tiempos de respuesta y la calidad de satisfacción.
A través de una aplicación desarrollada a medida se puede mejorar y planificar la red logística de las empresas y su cadena de suministro, contemplando el total de los procesos que impone como el seguimiento del transporte, control de documentación, control de anticipos y gastos, la entrega de los productos en las condiciones acordadas con el cliente (tiempo, cantidad, precio, calidad y localización), el almacenamiento y los pedidos, entre otras muchas funciones.
Lo importante es comprender que la informatización de procesos no se trata de un fin en sí mismo sino de un camino de cambio y evolución. Una compañía puede transformarse y diferenciarse al implementar desarrollos tecnológicos que resuelven las tradicionales operaciones, sistemas de stock y facturación que se trabajaban con planillas de cálculo o software ineficiente. Claro está que este cambio no ocurre de un día para el otro, sino a través de etapas que hay que ir implementando con la expectativa de una mejora a mediano y largo plazo.
Optimización de procesos y recursos
La supervisión de los puntos de venta conlleva procesos de gestión, relevamiento y análisis. Gran parte de estas tareas implica métodos manuales y repetitivos que demandan tiempo tanto para el trabajo de campo como el de análisis. Fue este el caso de una de las mayores empresas de consumo masivo de alimentos y bebidas de la Argentina, donde se detectó que el proceso de control de stock en góndola tenía un enorme potencial de mejora.
El área de trade marketing era responsable de la gestión relevamiento final, una tarea que el supervisor realizaba tomando nota con lápiz y papel, a partir de una inspección visual y hablando con el responsable del punto de venta. Terminado el relevamiento en la boca de expendio, la información era volcada a una planilla que se enviaba al jefe de área quien a su vez unificaba la información de cada punto de venta para su análisis, sacando conclusiones que generaban un indicador que medía la realidad y el funcionamiento del negocio. Adicionalmente, el sistema calendarizaba los puntos de venta a relevar teniendo en cuenta su ubicación geográfica y la última fecha de control.
Este proceso funcionaba de forma ordenada y regular, pero algunas preguntas que surgían del análisis de las tareas eran: ¿Cómo se puede agilizar y alivianar el trabajo manual en el punto de venta? ¿Es posible reducir el tiempo de carga de datos en la planilla? ¿Se puede tomar una decisión con mayor velocidad, agilizando el análisis de información? ¿Podemos disminuir la posibilidad de error humano?
Tras un estudio de la situación se desarrolló, en conjunto, una solución a medida que permitió obtener los reportes específicos que el negocio demandaba. Así, se generó una aplicación para el uso de los supervisores que permite, de manera sencilla e intuitiva, poder manejar esa gran cantidad de valores a relevar. Este desarrollo permite disminuir los tiempos de carga de datos, con información en tiempo real e histórica, pudiendo tomar decisiones en el momento y bajando a cero el tiempo de digitalización que necesita el supervisor. Cabe destacar que la app fue pensada para su uso off y on line para no depender de la conexión a internet.
Por otro lado, para el jefe de área se desarrolló una app web que le permite obtener los reportes en un solo clic, automatizando el armado de reportes y por tanto ahorrando tiempo al acceder a la información en forma directa.
Finalmente, el área de logística dispone de una herramienta que permite calcular y optimizar el trazado de rutas de distribución para una estrategia integral de mejora. Así, este desarrollo no sólo resuelve la operación original sino que, además, permite tener funcionalidades adicionales como el agregado de ubicación geográfica y temporal del relevamiento gracias al GPS y alertas de ubicación.
Animarse a más
La transformación digital consiste principalmente en un cambio en el pensamiento y concepción del negocio e implica una crítica constructiva a la forma de trabajo actual. Detectar en qué pasos de la cadena logística es viable aplicar informatización y desarrollos a medida, para que las personas
inviertan su tiempo en otras tareas que tienen más valor para el negocio, es el resultado de un minucioso análisis de cada caso en particular que termina brindando soluciones a medida acordes a las especificaciones que la empresa requiera.
Para tomar esta iniciativa de cambio es fundamental no temerle a la transformación digital y entender que se trata de un proceso que será un aliado para la optimización del negocio y los equipos de trabajo.
