Por: Alejandro Busquetz. Director de SCS Consulting.
Mucho se ha discutido sobre las ventajas de tercerizar o no tercerizar los servicios que necesitan las empresas para operar. Pero una vez que la decisión ha sido la de tercerizar, necesitamos que esa gestión de proveedores desde el área de compras y abastecimiento sea de manera exitosa.
En el dinámico y competitivo entorno empresarial actual, la colaboración con servicios tercerizados se ha convertido en una estrategia crucial para optimizar la eficiencia y la efectividad de la cadena de suministro.
Hoy en día, Argentina presenta un nuevo contexto económico que influye directamente en las estrategias de tercerización y en la cadena de suministro en general. Por un lado, después de muchos años de alta inflación, en el primer semestre de 2024 se ha observado una tendencia a la baja en los índices inflacionarios. Esta disminución de la inflación promete continuar, creando un entorno más estable para las empresas.
Por otro lado, después de un prolongado período de economía cerrada al comercio exterior, Argentina también está experimentando una recuperación de las importaciones. Esta apertura está generando una mayor competencia entre productos, marcas y empresas tanto a nivel local como internacional. La competencia creciente obliga a las empresas a ser más eficientes y a mejorar la calidad de sus productos y servicios.
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Históricamente, las empresas argentinas han estado acostumbradas a frecuentes actualizaciones de precios, lo que a menudo ha enmascarado ineficiencias internas. Con constantes ajustes de precios, la comparativa de costos se volvía compleja y permitía que muchas ineficiencias pasaran desapercibidas. Sin embargo, en el contexto actual de inflación a la baja y mayor competencia, las empresas ya no pueden trasladar sus ineficiencias a los costos de manera tan sencilla.
Este escenario plantea desafíos y oportunidades significativas para la tercerización en Argentina. La disminución de la inflación y la apertura económica crean un entorno más competitivo y exigente, donde la eficiencia operativa y la calidad del servicio se vuelven fundamentales. La colaboración con servicios tercerizados se convierte en una estrategia aún más relevante para las empresas que buscan optimizar sus operaciones, reducir costos y mejorar su competitividad en el mercado.
La tercerización permite a las empresas concentrarse en sus competencias clave mientras delegan tareas especializadas a proveedores externos. Esta práctica no solo reduce costos, sino que también mejora la calidad y la rapidez del servicio.
Desafíos de la Tercerización
Aunque la tercerización de servicios ofrece numerosos beneficios, también presenta una serie de desafíos que las empresas deben enfrentar para maximizar su efectividad. La externalización de procesos implica delegar actividades cruciales a proveedores externos, lo cual puede traer consigo riesgos y complicaciones. Estos desafíos pueden afectar la calidad del servicio, la eficiencia operativa y la seguridad de la información, entre otros aspectos. A continuación, algunos de los principales desafíos de la tercerización y cómo las empresas pueden abordarlos para asegurar una colaboración exitosa con sus proveedores:
- Dependencia de un único Proveedor: Una excesiva dependencia de los proveedores externos puede convertirse en un riesgo significativo. Si un proveedor enfrenta problemas operativos, esto puede afectar directamente la capacidad de la empresa para cumplir con sus compromisos.
- Problemas de Calidad: Mantener altos estándares de calidad puede ser un desafío cuando las operaciones están fuera del control directo de la empresa. Es esencial establecer métricas claras y mecanismos de supervisión para garantizar que los proveedores cumplan con los estándares requeridos.
- Integración de Sistemas: La integración de sistemas entre la empresa y el proveedor puede ser compleja y costosa. Una comunicación y coordinación deficientes pueden llevar a problemas operativos y a la pérdida de eficiencia.
- Protección de Datos y Seguridad: La transferencia de datos sensibles a proveedores externos plantea riesgos de seguridad. Es fundamental implementar acuerdos de confidencialidad y medidas de seguridad robustas para proteger la información crítica de la empresa.
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Mejores Prácticas para la Colaboración con Servicios Tercerizados
Para maximizar los beneficios de la tercerización y mitigar sus desafíos, es fundamental implementar una serie de mejores prácticas que fortalezcan la colaboración con los proveedores externos. Estas prácticas aseguran que la relación sea eficiente, productiva y alineada con los objetivos estratégicos de la empresa. Desde la selección adecuada de proveedores hasta la construcción de relaciones de largo plazo basadas en la confianza y la transparencia, estas estrategias permiten a las empresas aprovechar al máximo el potencial de la tercerización. A continuación, se detallan algunas de las mejores prácticas clave para una colaboración exitosa con servicios tercerizados:
- Selección de Proveedores: La selección adecuada de proveedores es fundamental. Se debe realizar una evaluación exhaustiva que considere la experiencia, capacidad, certificaciones en normas, estabilidad financiera y referencias de otros clientes. Es recomendable desarrollar una lista corta de proveedores potenciales y realizar visitas in situ para evaluar sus operaciones.
- Establecimiento de Acuerdos Claros: Es esencial formalizar la relación con contratos detallados que especifiquen claramente los términos y condiciones, los niveles de servicio (SLA), los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las penalizaciones por incumplimiento. Esto proporciona un marco claro para la colaboración y minimiza los riesgos de malentendidos.
- Comunicación efectiva: La comunicación regular y transparente es clave para una colaboración exitosa. Se deben establecer canales de comunicación claros y realizar reuniones periódicas para revisar el rendimiento, resolver problemas y ajustar estrategias según sea necesario. También es fundamental involucrarlos con la información anticipada como pronósticos de ventas, planes de producción y distribución. Cuanto más anticipemos al proveedor mejor éste responderá.
- Monitoreo y evaluaciones continuas: Implementar un sistema de monitoreo continuo para evaluar el desempeño del proveedor en base a los KPIs establecidos. Las auditorías regulares y las evaluaciones de desempeño ayudan a identificar áreas de mejora y a garantizar que los proveedores cumplan con los estándares de calidad y eficiencia. Estas mismas evaluaciones se pueden utilizar para reconocer y premiar los proveedores destacados en los distintos rubros o categorías de compra.
- Construcción de relaciones de largo plazo: Fomentar relaciones a largo plazo basadas en la confianza y la colaboración puede generar beneficios significativos. Las relaciones duraderas permiten una mejor integración y alineación de objetivos entre la empresa y el proveedor, lo que se traduce en una mayor eficiencia y calidad del servicio. Una herramienta que ayuda a la transparencia es la utilización de Open Book Contracting (estructura de costos abierta) es un modelo comercial y de compras que aboga por la transparencia entre Clientes y Proveedores. Está impulsado por el intercambio abierto y oportuno de información para garantizar que las decisiones operativas, comerciales y de programas se tomen basadas en el interés de ambas partes.
- Flexibilidad y Adaptabilidad: La capacidad de adaptarse a cambios en el entorno empresarial y en las necesidades de la empresa es crucial. Las empresas deben ser proactivas y trabajar estrechamente con los proveedores para ajustar los términos del contrato y las estrategias operativas según sea necesario.
La colaboración con servicios tercerizados es una estrategia poderosa que puede ofrecer múltiples beneficios a las empresas, desde la reducción de costos hasta la mejora en la calidad y la rapidez del servicio. Sin embargo, es fundamental abordar esta colaboración con una planificación y una gestión cuidadosa para mitigar los desafíos y maximizar los beneficios. La selección adecuada de proveedores, la formalización de acuerdos claros, la comunicación efectiva, el monitoreo continuo y la construcción de relaciones a largo plazo son componentes clave para el éxito en la tercerización. En un mundo empresarial cada vez más interconectado y competitivo, la capacidad de colaborar efectivamente con proveedores externos se convierte en una ventaja estratégica crucial para la eficiencia y la sostenibilidad de la cadena de suministro.
