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Migrar del Excel a un Software de Logística: tantas planillas como empleados en una empresa

En este artículo, exploraremos la problemática de la gestión con Excel y resaltaremos la importancia de migrar hacia soluciones de Software.

 |   17 de agosto del 2023
Migrar del Excel a un Software de Logística: tantas planillas como empleados en una empresa
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Por: Stefan Rendelstein (*)

En el ámbito de la logística, transporte y distribución, las empresas se enfrentan a numerosos desafíos para mantener una operación eficiente y rentable. Entre ellos se encuentra la gestión de datos y procesos a través de herramientas como Excel, las cuales, si bien han sido muy utilizadas durante años, presentan limitaciones que obstaculizan el crecimiento y el control efectivo de las operaciones.

En esta era digital, resulta fundamental adoptar soluciones integrales que garanticen la integridad de los datos, promuevan el orden, reduzcan errores, aceleren la facturación y cobranza, faciliten el control de proveedores y disminuyan la carga operativa.

La problemática de gestionar con Excel

El acelerado crecimiento del mercado en los últimos años ha transformado el panorama de la logística y la cadena de suministros. El aumento en la demanda de productos, especialmente impulsado por el auge del comercio electrónico y el retail, ha generado nuevos desafíos en la entrega y distribución de mercancías.

Además, los consumidores actuales valoran la calidad del servicio y la experiencia de compra, lo que exige un mayor nivel de eficiencia y visibilidad en la operación logística.  

Es por esto que, las empresas de logística, transporte y distribución que aún dependen del Excel para gestionar su operación, se enfrentan a numerosos problemas. Uno de los desafíos más evidentes es la manipulación de los archivos Excel, lo que aumenta significativamente el riesgo de errores y la pérdida de integridad de los datos. La gestión de documentos y la liquidación de viajes se vuelven tareas complejas y propensas a errores, lo que afecta la eficiencia operativa. También, el seguimiento de los vencimientos de la documentación y la gestión de acuerdos tarifarios se vuelven difíciles y poco eficaces. Estas limitaciones impactan negativamente en la productividad, la calidad del servicio y, en última instancia, en los resultados financieros de las empresas.

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Casos de éxito: los beneficios de migrar a soluciones integrales 

A lo largo de los últimos 15 años, Rendel, firma a la que represento, ha tenido la oportunidad de desarrollar soluciones para el sector logístico, trabajando con diversos tipos de organizaciones. Entre ellas se encuentra Yusen Logistics, empresa que ofrece servicios de transporte, logística y almacenamiento a nivel mundial. Gracias a la colaboración con Rendel, Yusen Logistics ha logrado obtener una trazabilidad completa de su cadena de suministro, desde la llegada de los contenedores al puerto hasta su traslado a los diferentes depósitos del cliente. La aplicación propuesta por nosotros juega un papel fundamental al proporcionar un registro de todas las actividades realizadas por los conductores a lo largo de todo el proceso.

Logística Milo, por su parte, firma que ofrece servicios logísticos integrales desde 1905, almacenamiento, fiscal de importación y exportación, trafico nacional e internacional y comercio exterior. Implementó inicialmente las soluciones de Rendel para sus operaciones de tráfico nacional, con el objetivo principal de lograr una mayor eficiencia y visibilidad, tanto internamente como de cara a sus clientes.

Por su parte, Expreso Suburbano cuenta con depósitos en el Mercado Central y en Tortuguitas, y ofrece servicios de transporte, crossdocking y redespacho. Esa firma, mediante la implementación de la solución Rendel ha logrado involucrar a sus clientes en la operación a un nivel más profundo, permitiéndoles registrar los pedidos de retiro de mercancía y brindándoles una visibilidad en tiempo real de toda la cadena de suministro hasta la entrega final a los clientes. Esto se ha logrado a través del etiquetado de los bultos y la implementación de tecnología móvil y web.

De este modo es que entendemos que cada empresa tiene necesidades logísticas únicas y esto nos lleva a proporcionar soluciones personalizadas, adaptadas específicamente a los volúmenes y requisitos de cada organización. Somos conscientes de que migrar de una hoja de cálculo a un sistema puede ser un proceso algo incómodo, sobre todo porque los usuarios están acostumbrados a trabajar en una interfaz que les resulta familiar y cómoda. Hemos desarrollado soluciones cuyo Look & Feel no difieren mucho de una hoja de cálculo, pero ofrecen todos los beneficios de trabajar con un software que cuenta con tecnologías y funcionalidades mucho más avanzadas, como: 

https://www.loginter.com.ar

Integridad de los datos

Es muy común que varias personas deban interactuar con la misma planilla Excel, y prácticamente es imposible detectar quien fue el responsable ante una pérdida de datos o errores en la carga de los mismos. Trabajar sobre el desarrollo de Rendel permite establecer automáticamente límites a la carga de datos y asegurar que el registro no pueda ser manipulado por cualquiera. Minimiza los errores humanos y la pérdida de información crítica.

Liquidación de viajes y Acuerdos tarifarios  

Liquidar los viajes a los proveedores de transporte suele ser una tarea manual y nuestra propuesta logró automatizarla a través del registro de los viajes y sus respectivos cambios de estado, y la carga de los acuerdos tarifarios.

Integración con otros Sistemas

La tecnología y la arquitectura de las soluciones Rendel están pensadas para poder vincularse con otros Sistemas preexistentes en las empresas y dispone de un equipo de expertos que han desarrollado interfaces con los más diversos Software del mercado como SAP, Sistema Malvina, AFIP, entre otros.

Gestión de la Documentación

El sistema permite registrar los vencimientos de toda la documentación de los Conductores y Unidades generando alertas y reportes al momento del alta y seguimiento de los viajes.

Ruteo optimizado

Se propone a las empresas reducir los tiempos de planificación en un 80%, lo que conlleva una mayor productividad y capacidad de respuesta. Además, se logra un ahorro significativo en costos operacionales, incluyendo el consumo de combustible, el mantenimiento de vehículos y la gestión de personal, generando una mejora en la rentabilidad de la empresa.

Tracking de pedidos para el Cliente

Nuestras soluciones integrales también ofrecen una mayor visibilidad tanto para la empresa como para sus clientes. El área de tráfico y el cliente pueden acceder en tiempo real a consultar el estado de los pedidos, incluida la geolocalización y el tiempo estimado de entrega, lo que permite una comunicación más fluida y una mayor transparencia en la operación. Esto crea una experiencia de compra más satisfactoria para los clientes y fortalece las relaciones comerciales.

Digitalización de la Hoja de ruta y Remitos

Otro beneficio clave es la digitalización de la hoja de ruta, lo que agiliza los procesos de rendición y cobros. Se puede llegar a limitar al conductor a que solamente pueda completar la hoja de ruta en el orden asignado y reducir el margen de error en la carga de novedades simplificando sus tareas arriba de la unidad. El conductor puede tomarle una foto al remito conformado y firma del cliente o registrar el motivo de rechazo, entre otros.

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Paneles de gestión y KPIS

Por último, proponemos tableros personalizados para acceder a las novedades de las rutas en tiempo real. Brindan a su vez una visión completa de los indicadores clave de rendimiento de la operación, lo que facilita la monitorización constante y la toma de decisiones basada en datos precisos.

En conclusión, en un mundo empresarial en constante evolución, es fundamental para las empresas del sector logístico transformarse y adaptarse a las nuevas herramientas tecnológicas para alcanzar el éxito. Al migrar de Excel las organizaciones pueden superar las limitaciones inherentes a una hoja de cálculo y aprovechar al máximo la tecnología y funcionalidades que ofrecemos. Es por ello, que consideramos importante reconocer que la tecnología es una aliada estratégica y no solo un gasto adicional. Al invertir en soluciones integrales, las empresas pueden optimizar sus procesos, mejorar la gestión de datos, agilizar las operaciones, reducir errores y fortalecer la toma de decisiones basadas en datos precisos.

Un aspecto a destacar es que la solución de software es auto sostenible, ya que los ahorros generados por su implementación permiten obtener un retorno de la inversión a corto plazo gracias a la optimización de procesos.

La transformación tecnológica es la clave para un futuro exitoso en el sector logístico.

(*)Director comercial de Rendel.

Nota completa publicada en  Revista Énfasis   edición agosto 2023.

https://www.skynde.com/

Marizú Olivera Orquera

Lic en Comunicación Social, redactora y periodista. Encargada editorial en Énfasis Logística 2021.

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