Por: Eutivio Toledo (*)
Conjuga los requerimientos de los clientes, calendarizando sus prioridades y proyectando las acciones de gestión dentro de la cadena de suministro de la empresa. Gestionan la operación de almacenamiento y distribución, realizan negociaciones con proveedores y fabricantes, y resuelven problemas en el flujo logístico de la cadena de abastecimiento. Los gerentes de proyectos logísticos, adicionalmente, brindan mantenimiento y actualización a los reportes de producto, inventario (Niveles) y establecen el cómo manejar los temas de reclamos o exigencias de servicio postventa. La responsabilidad de llevar adelante el diseño y ejecución de un proyecto logístico, implica la habilidad de coordinación comunicacional, gestionar equipos de trabajo, de manera armónica, coordinando proveedores, fabricantes y clientes.
¿Cuáles son las funciones y responsabilidades que ejecuta un gerente de proyectos logísticos?
- Liderar a la organización en el cumplimiento de regulaciones gubernamentales, asociadas con la logística de las operaciones. Así como atender los requerimientos de las autoridades.
- Realizar reportes de impacto financiero, hacia y desde los procesos logísticos.
- Diseñar, mantener y distribuir reportes de indicadores de gestión, a los integrantes de la cadena de abastecimiento.
- Proporcionar reforzamiento excepcional, en la revisión, seguimiento y registro de auditorías procesales, tanto de carácter organizacional como logístico.
- Direccionar el uso de la capacidad instalada de almacenamiento, para maximizar el uso espacio – volumen.
- Interpretar y adecuar la política técnica en procedimientos y regulaciones a fin de proporcionar asesoría y recomendación en la resolución de problemas.
- Proporcionar información específica a programas logísticos, así como guiatura general de tipo informativo, en cuanto a la gestión de clientes.
- Analizar el portafolio de oferta de los proveedores, a fin de identificar ahorros en adquisición, que puedan potenciar la rentabilidad operativa.
- Representar a la cadena de abastecimiento en discusiones estratégicas con el mercado de proveedores.
- Colaborar en el desarrollo de herramientas procesales, para la mejora continua, a fin de aplicarlas en las operaciones logísticas.
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¿Cómo ser exitoso en un proyecto de gestión logística?
- Al efectuar un proyecto logístico, se tiene que tener muy presente, que el campo de la logística requiere una visual procesal inicio – fin (End to End Process), con esquemas documentados de calidad y con la obligatoriedad en el desarrollo de habilidades de equipo (Team Work).
- La meta de la logística integrada es conectar a todas las partes involucradas en el producto despacho, que ocurre durante la manufactura de un producto, así como la distribución del producto.
- El proceso de manufactura, requiere la conexión de los fabricantes (proveedores) a través de redes de trabajo, con la finalidad de proporcionar visibilidad a los tiempos de entrega totales (Lead Time). Con una red global interconectada, es más ágil organizar y dirimir la fuente adecuada de abastecimiento.
¿Cómo dar inicio a un proyecto logístico integrado?
- Una empresa que se involucre en la gestión de un proyecto logístico integrado, tiene que comprender que se requiere de un gran acuerdo en términos de: gestión, manejo, guiatura y ejecución. Sin descuidar quiénes deben conformar el equipo de trabajo, pues se requiere conocimiento, capacidad de resolución ágil de problemas, líneas de tiempo particulares, con entendimiento en cuanto a la sensibilidad de la entrega de resultados. Lo que conlleva a garantizar la recolección adecuada de datos (Registros) que sean aportes al proyecto.
- La iniciación de un proyecto logístico integrado, implica un alto nivel de organización. Siendo necesaria la utilización de marcos de acción concretos (Frames), que incluyan el cómo registrar la documentación de aportes y resultados del proyecto. No solamente aquellos convenidos para el desarrollo del plan, sino también los de uso común, como pueden ser: matrices de análisis, actualización de datos, evaluación de riesgos y planes de verificación (Testing).
- Un aspecto importante en la gestión de proyectos logísticos, es la verificación de datos para la entrega: momento, lugar(es), señas, instrucciones especiales, liberación jerárquica, entre otros. Todo lo necesario para la creación de una plantilla de ruta; que abraque todo el proyecto, y asegurar que ningún área vital de datos, quede fuera del contexto.
¿Cómo iniciar la recopilación de la plantilla de datos?
Esta acción comenzaría con una lista de cinco preguntas clave:
- ¿Qué ha de ejecutarse?
Listando todas las tareas necesarias de tomar en cuenta para cumplir las metas del proceso
- ¿Cuál debería ser el orden de ejecución de las tareas?
Esquema de tiempo, funciones, tareas y entregables
- Quién debería ejecutar las tareas’
Definir los roles, dentro del proyecto y ubicar los recursos
- ¿Cómo medir esfuerzo – resultado?
Establecer claramente la conjunción de tareas, cómo medirlo y reportar el resultado, de forma cuantificable y operacional
- ¿Cuándo se han de “unir las piezas” del proyecto?
Calendarizar todas las actividades planificadas, basándose en disponibilidad de recursos, secuencia de tareas, dependencias involucradas y restricciones conocidas
¿Cómo gerenciar las expectativas del proyecto?
- Una vez se da inicio al proyecto y se establece direccionalidad y calendario, es muy importante determinar los procesos y flujo de trabajo que se involucrarán en la logística integrada.
- Los procesos, deben ser estrictamente revisados, al momento de implementar cambios en la gestión de la información (Medios o Sistemas), lo que evitará contrasentidos en el flujo de trabajo – información.
- En todo momento, el proyecto debe regirse por un esquema de seguimiento único, solo sujeto a modificaciones y/o correcciones, cuando la implementación del proyecto así lo exija. En todo momento la gestión documental debe cumplir con las pautas establecidas. Esta acción permite el avance del proyecto, sin desperdicio de recursos (Tiempo, dinero).
La validación del proyecto
- La evidencia de buena práctica en la ejecutoria del proyecto, se verifica a través de la aplicación vía sistema de información y la aceptación de resultados por parte de los socios de interés. La tarea más exigente dentro de la gestión del proyecto, es brindar asistencia a los socios de interés en la comprensión de que su participación activa, es medular. Algunos de ellos podrían pensar que esta fase la pueden llevar adelante por ellos mismos y traspasar los cambios a terceros, solo con instrucciones y adiestramientos, pero lo correcto es seguir el plan, según la pauta y contemplando la capacitación como parte de la implementación.
- El trabajo más retador para el gerente del gerente del proyecto, es empoderar a los dueños de proceso para coordinar un equipo integral de pruebas, con los integrantes involucrados en las actividades del día a día. Esta acción proporcionará al usuario, la tranquilidad que todo sigue un curso ejecutable, intuitivo y con familiaridad, dentro del flujo de trabajo.
- No hay que descuidar las restricciones globales, que se pudiesen presentar, pues algunas fuerzas disruptivas podrían generar la necesidad de ajustar tiempos, funciones, tareas o disponibilidad de los integrantes del equipo. Ello implica poseer, para efectos de resguardo, un Plan de contingencia
Despliegue del proyecto
- En toda culminación de proyecto, existe un periodo de seguimiento para asegurar que se alcanzó la satisfacción de cumplimiento. En la medida que el mismo pueda alinearse con los requerimientos de los socios de interés y los patrocinantes, los cálculos posteriores traerán algunos puntos para revisión o evidenciarán algunas dificultades relacionadas con el marco de tiempo a cumplir. Aquí es donde es útil referir, en esquema retrospectivo, a los requerimientos en cambios procesales, que se llevaron a cabo y que pudieron haber afectado el desarrollo del proyecto. La redefinición de puntos, también es parte de los ajustes.
- Adicional, la creación temprana de procedimientos sistémicos, desde la visual procesal, así como las instrucciones de trabajo, servirán de recordatorio para todos los usuarios, evitando desviaciones.
Resultados
Aunque la gestión de proyectos logísticos puede ser una tarea agotadora, el resultado final es un gran logro, que coloca al cliente en una senda de visibilidad apreciable. La aplicación de la gestión, conlleva una mejora importante del desempeño y simultáneamente facilitan el camino hacía el ahorro de costos operacionales, sincronizando procesos y permitiendo a la organización, actuar ágilmente, haciendo frente de manera adecuada a la disrupción de negocios, hoy día tan común.
(*) Gerente General de la firma ILETSA. Profesor IESA Business School (Venezuela), Unikemia Business School (Centroamérica).
Nota completa publicada en RevistA Énfasis edición mayo 2022. Ingresá aqui.
