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Portal de Proveedores, el camino inteligente para agilizar la gestión de facturas

La carga manual de facturas impacta negativamente en las operaciones con proveedores. La utilización de soluciones que automatizan y agilizan el intercambio de documentos comerciales reduce hasta 15 veces los tiempos de gestión.

 |   17 de abril del 2023
Portal de Proveedores, el camino inteligente para agilizar la gestión de facturas
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Por: Lucas de Renzo (*)

En términos de gestión con proveedores, y en pleno avance de la digitalización de los negocios, las empresas se encuentran con el gran desafío de contar con procesos automatizados e integrados. Hay un mandato claro de lograr ser más eficientes y mantener la competitividad de sus operaciones. En paralelo, la pandemia evidenció la necesidad de contar con herramientas digitales que sean ágiles, seguras y de fácil implementación.

Ya no quedan dudas de la inmensa ventaja en términos de ahorro de tiempo que implica el uso de soluciones que centralizan e integran de manera eficiente los distintos documentos comerciales que intercambian proveedores y clientes. Optimizan así el flujo de transacciones para agilizar las operaciones de la cadena de suministro, logrando una mayor trazabilidad dentro de un entorno de seguridad.

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En línea con esto, los portales de proveedores son una eficiente alternativa con importantes ventajas que permiten conectar todo tipo de documentos comerciales entre empresas garantizando una gestión segura del negocio, así como también la cadena de pagos. En sectores como el retail, el volumen de facturas es enorme y no hay ecuanimidad en cuanto a los formatos en los que se envían.

Con lo cual la carga manual genera dificultades y errores a la hora de cargarlos.

A su vez, el contexto inflacionario marca aún más la necesidad de acelerar los procesos de cobranzas y reabastecimiento eficiente para que la suba del costo de vida no impacte al negocio. Es así que las facturas digitales y las plataformas web se ofrecen como una herramienta útil.

 ¿Cuáles son los principales obstáculos que hoy enfrentan las empresas a la hora de gestionar proveedores?

Uno de los principales inconvenientes radica en la recepción de las facturas. Tanto por la disparidad de los canales como de los formatos.

En primer lugar tenemos la multiplicidad de canales de recepción, puesto que  las facturas llegan por mail, por portales de terceros y, en el peor de los casos pero aún vigente, vía papel.

En segundo lugar, tenemos al área receptora o el receptor interno en la empresa, que no siempre es el mismo. Hoy vemos que las facturas llegan a áreas como Cuentas a Pagar, Compras, Depósito, Marketing y hasta en algunos casos de manera física -a través de  una persona externa que retiró el pedido-.

Esta falta de homogeneidad a la que hacemos referencia se convierte en el 80% de las causas por las que se generan problemas en las operaciones, insumiendo más recursos, tiempo y costos.

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Si hiciéramos un ranking en cuanto a cuál es el mayor inconveniente en la operatoria con proveedores, la factura papel se lleva el primer puesto por todos los inconvenientes que acarrea. Ya sea por errores en el retipeo o bien por la pérdida de tiempo que conlleva, incluyendo muchas veces la autorización firmada de la misma.

Para graficarlo de una manera simple y contundente,  la carga manual de una factura lleva entre 5 a 15 minutos, contra menos de un minuto que implica su ingreso a través de un portal proveedores. A su vez, los errores en el retipeo producen dificultades y atrasos que impactan directamente en el proceso de seguimiento de las facturas. Poder contar con un sistema que evite el ingreso manual no solo brinda seguridad y trazabilidad sino que permite redireccionar esos recursos a tareas más de gestión.

Es decir que el impacto positivo alcanza no sólo a la función primordial sino que brinda un plus para un paradigma laboral más estratégico que tenga en cuenta las habilidades que esas personas puedan sumar en otro tipo de tareas.

Dentro de este contexto, ¿cuáles son los principales beneficios que tiene un portal para proveedores?

– Traduce y unifica el formato de los documentos

– Da visibilidad sobre el estado de la factura y detecta posibles inconvenientes

– Brinda certeza de la fecha de pago

– Minimiza la gestión de reclamos

– Ahorra tiempo ( la carga lleva menos de un minuto)

– Evita retipeo

– Controla el flujo desde el inicio

– Minimiza la generación de notas de crédito

– Mejora la relación y comunicación con proveedores

Ahora bien, es indudable que estas ventajas impactan positivamente en la gestión. Sin embargo, para que esto se vea materializado es sumamente importante tener en cuenta algunas cuestiones a la hora de elegir este tipo de plataformas. Y saber, a ciencia cierta, cuáles le suman un valor adicional.

Entre estos factores, un portal de proveedores debería tener estas características:

– Contar con lectura inteligente del PDF, cuestión que le facilita la tarea al proveedor

– Tener herramientas alineadas a la coyuntura local, ya sea a nivel impositivo como de otro tipo de cuestiones que puedan impactar en la gestión, más allá de la operatoria interna de cada empresa. Ejemplo de ello es la complejidad que implica la cantidad de impuestos que tienen las facturas en nuestro país. Algo no menor que en los portales “enlatados” no tienen en cuenta.

– Contar con certificaciones internacionales que validen tanto la calidad como la seguridad en la información.

– Tener mesa de ayuda 24 x7 para los clientes y sobre todo para los proveedores de los clientes. Esto último es un diferencial importante.

– Capacidad para guardar y proteger copias de los documentos teniéndolas siempre accesibles y por el tiempo que considere necesario.

– Resolver todo el ciclo completo con el proveedor. En el mercado hay muchos portales que solo ejecutan una parte y obliga a las empresas a adquirir otro portal para completar la gestión.

– Realizar actualizaciones constantemente, ofreciendo mejores soluciones tecnológicas para responder al crecimiento de la empresa.

– Trabajar de manera integral y de forma complementaria al sistema de gestión de la compañía.

En conclusión, las plataformas para la gestión con proveedores suman valor y garantizan procesos seguros y confiables para todos los “actores”. Además solucionan problemas que las empresas lidian cotidianamente. No contar con este tipo de soluciones digitales es sinónimo de pérdida de tiempo y dinero para clientes y proveedores.

La clave es elegir un portal que sea integral y contemple todas las variables que hacen a cada comunidad de proveedores.

(*) Jefe de Producto de Planexware.

Nota completa publicada en  Revista Énfasis   edición abril 2023.

 

 

 

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Marizú Olivera Orquera

Lic en Comunicación Social, redactora y periodista. Encargada editorial en Énfasis Logística 2021.

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