Por: Eduardo J. Ortiz Rodríguez (*)
Lo primero que se nos viene a la mente al escuchar el término “torre de control” seguramente son los aeropuertos y esos complejos sistemas de sincronización simultánea que se encargan de controlarlo todo de manera centralizada, desde las llegadas de los aviones y las salidas de los vuelos, el tiempo en el que tiene que estar un avión esperando el abordaje de los pasajeros, el tiempo en el que un avión tiene que aterrizar, el uso de las pistas de aterrizaje, siempre utilizando el tiempo como un recurso clave indispensable y muy valioso.
Por lo tanto, se puede inferir que una torre de control trabaja en tomar decisiones para asignar aquellos recursos escasos, con el fin de lograr el mejor resultado posible, sincronizando las expectativas con las capacidades.
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Entonces ¿qué es “torre de control en la cadena de suministro”? Es decir ¿qué significa llevar este concepto que surge en la aeronáutica, en los aeropuertos, en las líneas aéreas comerciales, en las fuerzas armadas, hacia al transporte de materias primas entre proveedores y clientes, las cadenas productivas, el almacenamiento y la distribución, a esos espacios donde se conecta la demanda de los mercados y la oferta de los fabricantes, al manejo simultáneo y coordinado de la transición de los inventarios que se van transformando y creando valor hasta llegar a satisfacer una necesidad de un consumidor final?
Con respecto a este tema nos planteamos varias preguntas:
- ¿Por qué necesitamos una torre de control en cadena de suministro?
- ¿Qué valor agregado genera una torre de control?
- ¿Qué es lo que gatilla la necesidad de tener una torre de control?
- ¿Cuál es el objetivo?
- ¿Cuál es el beneficio?
En resumen, para qué y por qué….
¿Por qué necesitamos una torre de control en cadena de suministro?
Sabemos que hoy debemos satisfacer necesidades de un consumidor cada vez más informado, más exigente y más ansioso. Se desarrolla en un entorno volátil, incierto, complejo y ambiguo, en un mercado donde hay un importante incremento de la micro oferta. Estamos ante un consumidor que requiere ser conectado a través de redes de abastecimiento cada vez más complejas, que tienen la finalidad de acelerar los procesos de toma de pedido y entrega. Esta situación nos lleva a la necesidad de replantearnos constantemente las oportunidades de reinventar nuestros productos y nuestros servicios. Hoy en día nos encontramos en una dinámica en donde la información en tiempo real, oportuna, precisa y confiable, puede determinar un cambio en la posición de liderazgo de una empresa.
Las cadenas de suministro están expuestas a recibir una gran cantidad de información proveniente de diferentes fuentes, de herramientas y tecnologías satelitales especializadas en procesos de gestión semiautomáticos, que se alimentan de modelos de microsegmentación de clientes en donde los datos tienden a ser infinitos. Los consumidores esperan no solo velocidad de reacción sino también espacios de contacto con la marca y esto le aporta valor a lo que ahora le llamamos la experiencia del usuario.
Es en este contexto en donde la interpretación de las señales del mercado, el manejo de los datos y la traducción de los mismos en información para tomar decisiones respecto a la asignación de recursos, se vuelve una ventaja competitiva fundamental. Es aquí donde hace todo el sentido del mundo el diseñar e implementar una herramienta que presente información en tiempo real.
En AJE, la necesidad de crear una torre de control surge a partir de buscar respuestas a preguntas cada vez más frecuentes más constantes más complejas y más detalladas, pero también cada vez con menos tiempo disponible para responder. Podemos afirmar que el incremento de velocidad en las tomas de decisiones genera ventaja competitiva entre las empresas, más aún cuando los competidores son grandes corporaciones que requieren decisiones en distintos niveles que tienen que ser aprobadas en distintos países.
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Los seis retos
- PRIMER RETO: DIGITALIZACIÓN DE LOS PROCESOS
Al sentarnos a diseñar cuáles deben ser los interrogantes que deben ser resueltos con el proyecto, encontramos un grupo de preguntas que son recurrentes, repetitivas, frecuentes y periódicas. Son aquellas preguntas que no responden necesariamente a un patrón sino más bien a una coyuntura, a una situación específica, a una necesidad puntual. A partir de esto, nos dimos cuenta que no debemos partir de la pregunta, sino que debemos partir de un modelo estructurado y completo de información al cual podemos acceder en cualquier momento. El primer reto era digitalizar todos nuestros procesos de modo que podamos exigirle al sistema de información cualquier pregunta a fin de obtener respuesta. Algunos llaman a esto Gemelo Digital de la Cadena de Suministro.
- SEGUNDO RETO: CREAR LOS MODELOS DE DATOS
Con la claridad de la necesidad de tener que digitalizar los procesos, es decir, que el resultado de las acciones que se están ejecutando en tiempo real puedan reflejarse como flujo corriente de modelos de datos a través de reportes de gestión, ahora la pregunta es ¿cómo combino la información que proviene de distintas fuentes sin perder integridad? Por ejemplo, la información de las ventas viene del Sistemas de Ventas y Facturación, la información de los inventarios viene de un Sistema Transaccional, la información de los pronósticos viene de Sistemas de Planeación y Pronóstico de Demanda, la información del flujo de productos viene de Herramientas de Gestión de Almacenes (WMS), la información de las capacidades de transporte viene de un Sistema de Gestión de Transportes (TMS). A este momento, encontramos gran cantidad de información, necesaria y en exceso, con distintas fuentes, distinta codificación, con distintos algoritmos y con distintos objetivos. Toda esta información es necesario consolidarla, conciliarla y asegurar su integridad. Tarea titánica la de decidir con qué información nos debemos quedar.
- TERCER RETO: SELECCIONAR / ELEGIR
Esta decisión debe partir del entendimiento claro de la estrategia de la compañía, es decir, cómo esperan alcanzar sus objetivos. En esta vía se deberá seleccionar información sobre variables que tengan relación a lo que la empresa busca: maximizar nuestra rentabilidad, incrementar nuestro nivel de servicio y reducir nuestra inversión en inventarios. Por lo tanto, generamos visibilidad para variables asociadas a esos objetivos, como por ejemplo los ingresos, los costos, los inventarios valorados, la planificación de la demanda, la planificación de la oferta, etc. Con la claridad de las variables que necesitamos conciliar, consolidar e integrar, empezamos la tarea de disponer toda esta información en modelos de datos que aseguren disponibilidad e integridad constante. Definimos también cortes de actualización, esquemas de validación y modelos de control por oposición, para asegurar consistencia en todo.
- CUARTO RETO: LA EXPRESIÓN GRÁFICA
En esta etapa del proyecto se busca crear una gran cantidad de prototipos basados en qué es lo que desea la empresa, cómo lo quiere ver, cómo se puede hacer para que un solo gráfico me exprese mucha información, qué tipos de gráficos puede utilizar para expresar dos, tres o cuatro variables de manera simultánea y evolutiva.
- QUINTO RETO: EL SISTEMA DE ALARMAS
En esta etapa se busca definir el modelo de alarmas para la torre de control, es decir, el mecanismo que informe a los responsables y a los interesados situaciones que estén por debajo o por encima de las expectativas de desempeño. El sistema de alertas no es solamente por lo que está ocurriendo hoy, sino por lo que pudiera ocurrir si las condiciones se repiten en el tiempo, como por ejemplo cuál es el riesgo de quiebre o de sobre inventario si no se cumple un plan de demanda, o cuál es el riesgo de sobrecosto si no se cumple un plan de oferta. Hay que buscar la habilidad a la torre de control para levantar alarmas, alertas y direccionarlas a los responsables y decisores basados en expectativas que tendremos que ingresar manualmente.
- SEXTO RETO: AUTOMATIZAR LAS DECISIONES
Finalmente, se deberá enfrentar al reto de definir cuáles serán aquellas decisiones que pueden ser tomadas de manera automática a partir de condiciones cuantificables, y cuáles no por requerir variables cualitativas como prioridades condicionadas. Para ello se requiere enseñarle a la torre de control a tomar decisiones autónomas en un entorno controlado pre establecido, basado en aquellas condiciones de proceso que puedan ser susceptibles de ser ejecutadas a partir de procesos de aprendizaje autónomo. Habrá entonces que definir cuáles son las acciones o las decisiones que se deben gatillar a partir de encontrarse en un contexto en donde tres o cuatro variables confluyen en una misma expectativa en un mismo estado. El reto es crear modelos de respuesta automática basada en sistemas de aprendizaje autónomo con la finalidad de acelerar decisiones que eventualmente pueden ser evidentes, y dar un poco más de espacio y tiempo para el análisis y discernimiento de aquellas decisiones que requieren de la evaluación de variables que son cualitativas y/o emocionales.
Lo que seguimos buscado con ese proyecto es tener respuesta antes de que nos hagan las preguntas, hacer un modelamiento digital de los procesos de la cadena de suministro desde la recepción hasta la entrega, seleccionar las variables relevantes relacionadas con la estrategia del negocio, elaborar un modelo de datos basados en estas variables en donde haya una confluencia en la arquitectura de los datos a desarrollar, y diseñar de manera estructurada expresiones gráficas que nos determinen el estado actual de uno o varios procesos. Esto no llevará a través de modelo de flujo de trabajo a tener una comunicación constante de los interesados, de alertas que finalmente podrían decantar en decisiones automáticas ejecutadas por la torre de control a través de esquemas controlados de aprendizaje autónomo.
(*) Docente de la Maestría en Dirección de Operaciones y Proyectos de la Universidad de Lima. Gerente Global de Estrategia y Planeación de Cadena de Suministro de AJE
Nota completa publicada en Revista Énfasis edición abril 2023.
