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Búsqueda y selección de proveedores: el punto de partida de futuras relaciones comerciales

Una actividad básica de la función de compras es la búsqueda y selección de proveedores. Esta constituye una de las actividades más importantes dentro de la función de compras, tendiente a lograr una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa.

 |   19 de abril del 2022
Búsqueda y selección de proveedores: el punto de partida de  futuras relaciones comerciales
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Marco Opazo Ziem (*).

El primer paso para la búsqueda y selección de proveedores es el estudio del mercado de productos. Este análisis consiste en reunir y analizar las informaciones relativas a la producción, distribución y venta de un determinado artículo o material. El objetivo final es obtener un esbozo de la política de compras a seguir por la empresa.

Como no puede abordarse a la vez el estudio de todos los artículos o materiales que se requieren se agrupan en familias de productos y se traza un plan de estudio empezando por las más importantes. A veces este trabajo excede el tiempo disponible del comprador, por lo que puede ser recomendable su realización por especialistas en investigación de mercados.

El estudio debe abarcar las siguientes fases:

  1. Definición de las necesidades en términos cualitativos y cuantitativos.
  2. Producción del artículo. Una vez definida la necesidad se inicia la investigación sobre la fabricación del producto en cuestión, haciendo énfasis en los siguientes aspectos: materias primas que componen el producto, métodos de producción existentes para entender las diversas calidades y precios que hay en el mercado, y análisis a medio y largo plazo de la evolución del artículo.
  3. Consumo y distribución del producto.
  4. Precios: Sobre todo su evolución histórica, tendencia, fluctuaciones y causas que lo generan.
  5. Presentaciones, costos de transporte y embalajes.
  6. Aspectos legales.

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 Estudio del Mercado de Proveedores:

Consiste en localizar los proveedores potenciales y seleccionar, entre ellos, a los que reúnan mejores condiciones para la empresa, basándose, en principio, en criterios de política de compras, tales como la distancia, canal de distribución, dentro de otros aspectos importantes.

La calificación de los proveedores será normalmente progresiva, por pasos sucesivos, de modo que en cada paso se profundice cada vez más, pero con menos proveedores, utilizando criterios de conveniencia comercial y política de empresa, de tal forma que al final se tenga una selección reducida de posibles proveedores, sobre los cuales se hará un estudio de valoración y calificación para establecer la selección definitiva.

Los factores clave del suministro pueden ser los siguientes:

  • Calidad del producto.
  • Fiabilidad de las entregas.
  • Plazos de entrega.
  • Nivel tecnológico.
  • Capacidad de reacción.

Para conseguirlos es recomendable efectuar visitas y evaluar la capacidad tecnológica, económica y comercial de los proveedores.

Evaluación de Proveedores:

Una vez seleccionados los proveedores se debe realizar una evaluación de estos. Esta tarea, que supone una comparación entre proveedores, suele resultar difícil y delicada, máxime si se tiene en cuenta qué se trata de cotejar variables no cuantitativas mediante un proceso cuantitativo.

La técnica cuantitativa más utilizada para apoyar este tipo de decisión es el uso de un promedio ponderado que tiene en cuenta diferentes criterios, indicadores o factores que resultan de interés para el decisor. El procedimiento por emplear consta de tres pasos:

  1. Elección de los criterios que van a ser utilizados para evaluar los proveedores.
  2. Ponderación de cada criterio según la importancia que le asigne el decisor.
  3. Cálculo de la puntuación correspondiente a cada proveedor, lo cual nos permite obtener una valoración de cada uno de los proveedores.

Lógicamente el o los proveedores seleccionados serán los que obtengan la más alta puntuación.

En términos generales, los sistemas de evaluación más comúnmente empleados, en particular en aquellas empresas dedicadas a la distribución comercial se limitan a tomar en cuenta como criterios tres indicadores que son:

  • Calidad
  • Servicio
  • Precio

A los efectos de realizar la evaluación debe definirse la forma en que se debe medir cada uno de estos indicadores. Usualmente se realiza de la siguiente forma:

  • Calidad: Una forma cómoda y rápida de medir calidad de los productos de un determinado proveedor es mediante el número de productos defectuosos del total enviado o mediante el número de productos aceptados del total enviado.
  • Servicio: Se refleja principalmente en el plazo de entrega del pedido midiéndolo mediante el número de retrasos ocurridos en un determinado periodo de gestión o el número de pedidos entregados en tiempo en dicho periodo.
  • Precio: Indudablemente, el mejor proveedor que atiende solo al precio es aquel que proporcione el más bajo, pero una forma de comparar es calcular para cada proveedor un indicador resultante de dividir el precio más bajo ofertado y el que concretamente plantea el proveedor.

Es habitual que cada uno de estos indicadores, que se pueden calcular para cada uno de los factores para tener en cuenta se expresen en por ciento.

Empleando este procedimiento la expresión cuantitativa que permite evaluar los proveedores adopta la siguiente expresión:

Pc C + Ps S + Pp P

Er = ———————————-

Pc + Ps + Pp

Donde:

Er : Evaluación para cada proveedor r.

C  : Indicador de calidad.

S  : Indicador del servicio.

P  : Indicador del Precio.

Pc  : Ponderación para la calidad.

Ps  : Ponderación para el servicio.

Pp: Ponderación para el precio.

Además de éstos pueden ser considerados otros factores que pueden servir para evaluar los proveedores y que pueden ser considerados para tomar decisiones respecto a los mismos. Entre ellos podemos considerar:

  • Faltantes en la entrega.
  • Experiencia anterior.
  • Capacidad de supervisión.
  • Validez de la oferta.
  • Localización.
  • Calidad de la gestión.

Sin embargo, para la evaluación de los proveedores puede ser utilizado otro tipo de procedimiento multicriterio, basado en un procedimiento matricial que permite determinar por otra vía un ordenamiento de los criterios en función de la importancia que cada uno de éstos reviste para el decisor. Este ordenamiento es utilizado posteriormente para la evaluación de los proveedores.

De este modo, en lugar de asignar directamente una ponderación a cada criterio, que indudablemente lleva implícito un ordenamiento relativo de la importancia de cada uno de ellos, sobre la base de realizar una consideración general y de conjunto, se aplica otro procedimiento en el que se toma en cuenta la importancia relativa de cada criterio cuando se compara con el resto.

Esto significa que el procedimiento matricial que se presenta es un procedimiento mediante el cual se compara cada criterio individualmente con cada uno de los criterios considerados, a partir de su significado e importancia, escribiendo en el espacio correspondiente de la matriz el que se considere más importante como resultado de la comparación.

A partir de ahí se determina para cada criterio la frecuencia, la cual sirve de base para determinar el ordenamiento de los criterios en función de la importancia que le concede el decisor.

(*)Doctor in Business Administration PhD .Chief Executive Officer CEO Air Marine Global Corporation.

Nota  completa publicada en RevistA Énfasis edición abril 2022. Ingresá aqui.

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Marizú Olivera Orquera

Lic en Comunicación Social, redactora y periodista. Encargada editorial en Énfasis Logística 2021.

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