Por : Fabián Chafir (*)
Las organizaciones actuales, sean chicas, grande o medianas, entienden hoy la importancia de gestionar de forma eficiente sus niveles de stock y cuál es el impacto que tienen por no hacerlo correctamente.
Durante muchos años las organizaciones han realizado innumerables esfuerzos para lograr controles de inventario con mínimos desvíos, creado cantidades procedimientos de como se deben controlar las entradas las salidas de producto, instructivos de como proceder en caso de roturas o daños en los productos, etc.
Toda esta inversión de esfuerzo y recursos es necesaria y poderosa a la hora de generar una ventaja contra sistemas de contabilización de productos ineficiente, pero encuentra rápidamente su límite en mercados cada vez más dinámicos, cambiantes, inciertos y volátiles.
La velocidad con la que los cambios y las actualizaciones en los niveles de stock que deben ser realizadas, superan muchas veces a la utilización de los softwares que generalmente emplean las empresas y ni hablemos de la misma capacidad humana para hacer dichos cambios.
La eficiencia que las organizaciones han logrado hasta ahora con técnicas básicas no puede generar mayores niveles de optimización que los alcanzados, y es aquí, entonces, que se debe cambiar de escala y comenzar a incluir otras opciones que garanticen controles más exhaustivos que los actuales, y datos mas confiables para la toma de decisiones.
Si bien varias empresas trabajan hace un tiempo con 3 tecnologías robustas como:
- Sistemas ERP
- Escaneo de Código de barras
- Sistemas de Radio Frecuencia
Las cuales han mostrado ser sensiblemente útiles. Hoy en día parecería que son insuficientes para poder adaptarse a cambios de demanda o para planificar, cuando podemos hacerlo, inestabilidad en el flujo de entrada y salida de productos de nuestro almacén.
Cuando hablamos de “tecnología” aplicada a la gestión eficiente del stock, no sólo hablamos de software, hardware, etc. Tecnología significa conocimiento aplicado. Y es ahí, en la misma definición de tecnología donde las empresas más importantes de la región están haciendo foco. Están repensando sus modelos de gestión del inventario en función de nuevas capacidades que deben conocer las personas que administran los almacenes y las funcionalidades que deben tener sus sistemas.
Hay 3 conceptos que se ha comenzando a utilizar hace un tiempo relativamente corto, en el manejo de los stocks:
- El uso de Data Analytics: Este tipo de tecnología, permite tener acceso a datos y análisis de inventario en tiempo real, y mediante algún software con interfaz gráfica podemos ver la tendencia de los datos y ser capaces de predecir demanda, visualizar el flujo de productos desde el sector de operaciones hacia el almacén, y por consiguiente escalar el inventario hacia arriba o hacia abajo según se necesite en ese momento. Esta herramienta no sólo va a mejorar el flujo de caja de la empresa, sino también mejorar las decisiones operativas sobre la planificación de la producción, la distribución de los recursos humanos y la utilización o no, de factores productivos.
- Herramientas para planificación de demanda: La aplicación de estas herramientas están basadas en métodos numéricos parte de los cuales son procedimientos heurísticos y los restantes en series temporales estadísticas. La complejidad de estos modelos no es poca y lo que hacen los software actuales, es llevar a cabo los cálculos matemáticos. pero los datos deben ser interpretados por analistas competentes para dicho fin. Las ventajas de este tipo de sistemas de gerenciamiento son que se puede conocer:
-Pronóstico de Demanda cuantitativo: Predicción de los futuros requerimientos con un grado bastante grande de exactitud. Cuanto más datos históricos tengamos para alimentar al algoritmo más exactos serán los resultados arrojados.
-Pronóstico de Demanda cualitativos: Ayuda a los analistas a interpretar datos no numéricos como ser la demanda potencial o la fuerza relativa del mercado.
La implementación de este tipo de sistemas, generalmente, conlleva una capacitación para todos los usuarios y tomadores de decisiones que usen esta información en su rutina diaria.
- Sistema Automático de Gestión: Este sistemas automáticos prescinde necesariamente de todo interacción humana. Se encargan de realizar el ingreso de productos, el egreso, el control periódico, el cálculo de necesidades, la asignación automática de lugares en el almacén, según datos históricos de rotación de inventario, volumen del producto, estacionalidad, y otros parámetros de entrada que son configurables según la necesidad de las organizaciones.
Llamado de atención
Estas 3 tecnologías mencionadas anteriormente, requieren como base una estabilidad en el proceso del almacén. No es posible, o seria una gran perdida de tiempo y dinero, implementar algunos de los sistemas mencionados anteriormente si primero los flujos de ingreso y egreso del material no están ordenados y si la eficiencia no está por encima del 75%.
Debido a que estas tecnologías son configurables, cualquier ingreso de información que no este limpia de desperdicios, errores, solapamientos, etc., serán transferidas directamente al sistema y replicadas por él. Por lo tanto ahora no sólo tendremos los mismos problemas que antes, sino que además los tendremos habiendo invertidos unos cuantos miles de dólares.
Es por eso, que una correcta evaluación de cuales son nuestros desafíos actuales en la gestión eficiente del stock, cuales son nuestras fortalezas y sobre nuestras debilidades, es necesaria para una correcta implementación que lleve a nuestro sistema logístico y de distribución a otro nivel.
Un plan correcto de implementación debería contemplar mínimamente los siguientes pasos:
- Identificación del tipo de demanda: Los bienes que maneja la organización están asociados a una demanda dependiente o independiente. Si están a una demanda dependiente, ¿De qué variables dependen?
- Qué tipo de problemas encontramos en nuestra administración actual de los stocks: ¿Son nuestros problemas dinámicos o estáticos? ¿Podemos tomar acciones generales para mitigar problemas o las solucione son todas particulares?
- ¿Qué tanto conocemos las variables que afectan nuestro nivel de inventario? ¿Tenemos certezas, incertidumbre, riesgos? ¿Cuáles y cuántas de cada uno?
- Cuáles son los costos más importantes que conlleva nuestro inventario, ¿Son más importantes los costos de mantenimiento del stock o de preparación? ¿Qué tiene mayor impacto financiero, los costos de pedidos o los de escasez?
- Modelo de Planeación de demanda: Nuestro sistema actual trabajaba utilizando conceptos de demanda total o de demanda agregada. ¿Quiénes son los departamentos o personas que aportan información?
- Costos de planeamiento: ¿Cuáles son los costos asociados a la planificación de la demanda y cuáles son los asociados a la planificación de los niveles de stock?
- Modelo de Precios: ¿Qué modelo de precios al consumidor manejamos? ¿Tenemos un modelo de variación de precios o son precios únicos?
Esta lista de 7 variables sólo pretende ser enunciativa y no un listado extenso, cada organización debe analizar de forma consiente cuales son las variables sensibles que afectan al control del inventario, identificarlas, elevar las restricciones para luego hacer una implementación adecuada.
La velocidad con la que la industria y el mercado evoluciona, arrastra a las organizaciones hacia una mayor complejidad operativa requiriendo nuevas habilidades para poder hacer frente a un ecosistema cada vez más inestable. Pero es esta también, una oportunidad para trabajar con los distintos equipos en nuevas áreas de desarrollo que terminarán impactando positivamente en la gestión eficiente del stock.
Siempre la inversión en nuevos desarrollos es un desafío para las organizaciones de la región, pero también debemos tener en cuenta que el período de repago puede ser mejor de lo que imaginamos, por lo tanto debemos darnos la oportunidad de estudiar nuevos proyectos buscando satisfacer a nuestros clientes de una forma mas productiva, ágil y económicamente eficiente.
Queda abierta la invitación para explorar nuevas formas de trabajo que nos acerquen a organizaciones de clase mundial aplicando tecnología que dentro de muy poco será accesible para muchas más organizaciones, porque los períodos en los que las empresas comienzan a adoptar estas herramientas se aceleran cada vez más.
Al mismo tiempo y con mayor frecuencia se crean nuevas empresas, startups principalmente, que tiene un desarrollo propio de cada una de estas innovaciones y que están ávidas de encontrar organizaciones establecidas que quieran trabajar de forma conjunta en implementar y mejorar los actuales desarrollos.
(*) Ingeniero Industrial y Magister en Administración de Empresas. Socio de IFC Consulting y Docente Universitario.
Nota publicada en RevistA Énfasis Sudamenricana, edición abril 2021. Ingresá aqui.
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