Por: Marco Espejo Gónzalez (*)
El anhelo de control empieza a materializarse por medio de normativas de seguridad, ante las dinámicas operativas de las cadenas de suministros. El soporte de herramientas como un sistema de administración de almacenes constituye, sin dudas, el soporte que permite aspirar a lograr estos altos niveles de seguimiento e identificación.
Tras la perturbadora aparición de bacterias en desinfectantes para pisos y superficies durante el periodo de encierro de la pandemia, llamó la atención cómo se presentaron los primeros incidentes importantes en seguridad sanitaria en un espacio de tiempo en el cual la preocupación por la salud estaba considerada de alta prioridad. La trazabilidad empezó a cobrar importancia y a convertirse en una herramienta clave para ejercer un mayor control de insumos asociados a la salud y al consumo.
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El crecimiento de los diversos sectores industriales ha normalizado nuestro convivir con otras ingratas experiencias dejando expuestas necesidades de legislación para garantizar el registro y la administración de información. Información que se basa en el origen de los productos terminados y sus componentes, mediante el número de lote que se genera en la fabricación, conjugando múltiples elementos heterogéneos: materias primas, planta, línea de producción; relacionando las máquinas implicadas, el software e incluso las personas involucradas en el proceso. Contando con un instrumento de control importante para el seguimiento de un grupo o lote de productos con características equivalentes de fabricación, empleando herramientas de apoyo tecnológico.
Durante el proceso de elaboración de productos, sean estos comestibles o no, se sigue un largo y complejo recorrido respaldado en sistemas de trazabilidad, que permitirán asegurar el cumplimiento de todos los pasos establecidos. El objetivo es que los productores aumenten la seguridad, respeten y respondan ante los procesos, que el consumidor obtenga toda la información necesaria y que la administración de cualquier posible riesgo sea más rápida y fácil.
La disponibilidad y las herramientas para disponer de toda la información sobre los materiales contribuyen al diseño de las actividades propias de la recepción, almacenamiento y despacho. Un almacén no solo se integra por infraestructura física y maquinaria; también requiere ciertos elementos que fortalecen la capacidad de atención de los pedidos, que permiten formar parte de un flujo natural que va de izquierda a derecha –desde el proveedor hasta el cliente– y que puede tomar un rumbo inverso que responda a las devoluciones por diversos motivos, como reciclaje, reutilización, vencimiento, garantías, materiales no conformes, errores de despacho o por la simple razón de no estar satisfecho con lo comprado.
Cualquiera sea el motivo de devolución, este proceso deberá validarse con documentación y registros para determinar que el artículo transitó previamente por la etapa más inmediata de la cadena de suministro, empezando por el registro en el sistema del lote, el número de serie o cualquier otro registro que identifique cada artículo recibido de la empresa proveedora.
Trazabilidad por etapas
Para trazar el origen de los materiales se deben considerar dos etapas: el registro en el sistema del lote de cada artículo recibido del proveedor y el entregado al cliente. Mientras que la visibilidad nos permite identificar qué productos hemos atendido a nuestros clientes y qué lotes deberíamos considerar en un próximo despacho.
La trazabilidad hacia atrás valida el origen del producto y de sus componentes para responder o anticiparse a posibles incidentes, como ha ocurrido en diversas industrias. En ocasiones, con desenlaces positivos y, en otros, con pérdidas significativas para los participantes de la cadena de suministros. De un tiempo atrás, los fabricantes de vehículos identifican posibles problemas con sistemas de funcionamiento tan complejos como los de freno y suspensión. Esto ha motivado, que ciertos modelos y números de series de motor sean llevados de vuelta a los concesionarios con el propósito de hacer las correcciones necesarias y evitar incidentes mayores. Algo similar ocurre en la industria farmacéutica, en la que los laboratorios comunican a las cadenas de farmacias y demás canales de comercialización que deberán devolver ciertos lotes por problemas con los componentes del medicamento o por regulación sanitaria.
Información para tomar acción
La logística inversa mantiene una relación estrecha, casi cómplice, con la trazabilidad para operar con mayor fluidez y eficiencia los procesos de devolución, que requieren registros de información. Éstos, al estar incompletos o no existir, podrían generar retrasos y sobrecarga de costos a la operación. La trazabilidad genera valor para la operación. Gracias a ella, el cliente percibe los resultados que exigen la ley y la competencia, pero, sobre todo, se garantiza el uso responsable y sostenible de los recursos y materiales utilizados en el proceso de elaboración.
Otras etapas de la cadena se pueden trazar. Podríamos tener la necesidad de rastrear el origen de un contenedor a través de la nomenclatura alfanumérica que se encuentra en la puerta. No hay que confundir con el tracking y, aunque ambos conceptos se sirvan de registros, el segundo permite saber en tiempo real la ubicación del contenedor o, en otros casos, el estado de nuestro pedido.
El registro de los artículos a través de números de serie o agrupaciones, como lotes, conforma ese registro histórico que favorece a la analítica de datos, contribuye en una administración diferenciada, en la toma de decisiones y en la mitigación de riesgos conforme se va determinando la rotación, tiempo de permanencia, coberturas y otros. Luego, podríamos con esa información tomar acciones. En una cadena de tiendas de venta de calzados, tras realizar el análisis de indicadores en los que no se dejan de lado los comerciales, coordinamos transferencias para completar el surtido y, de ser necesario, se establecen descuentos puntuales para cada calzado y no necesariamente para todo el modelaje.
Administrar el inventario a este detalle de desagregación nos ha permitido optimizar las coberturas y lograr reducir el índice de remanente de la temporada. Ha sido necesario recurrir a una herramienta de planificación de inventarios y demanda que optimice la gestión de grandes volúmenes de datos.
Amplios beneficios y trabajo integrado
No solo los beneficios son para administración logística y comercial. Trazar el origen de los artículos favorece en el análisis más acertado de los indicadores financieros, para el control de inventarios al identificar el registro de movimientos. Por último, Control de calidad ha afinado sus políticas de control y recepción de mercadería a partir de las incidencias de cada proveedor y ellos han podido realizar mejoras significativas ante el registro de las principales incidencias.
Por lo general, las empresas que incorporaron este proceso con éxito han coordinado con cada etapa de su cadena de suministro tradicional; han modelado un sistema alterno tomando decisiones de diseño y fabricación y han tenido en cuenta el reciclaje y el reacondicionamiento posterior. La industria de electrodomésticos ha comenzado a incorporar sensores que indican si es oportuno reacondicionar el artículo, reduciendo costos de verificación y reutilización. Esto permite a la empresa conseguir beneficios directos en la obtención de artículos con mejores estándares de calidad e, incluso, pensar por adelantado en estrategias y fuentes de nuevos recursos para estas cadenas de suministro.
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Los beneficios de la trazabilidad son amplios e involucran un trabajo integrado con los demás componentes de la cadena. Requiere de precisión para los registros, criterio para la toma de decisiones, proactividad para detener los embates de las redes sociales ante la ¨viralización¨ de denuncias por algún incidente con sus productos y, sobre todo, empatía para entender las causas de esos incidentes que el proveedor no supo identificar en su momento.
(*) Jefe de Operaciones Logísticas en Footloose Perú, docente y conferencista. Autor del libro “Gestión de inventarios Métodos cuantitativos”, Fondo Editorial USIL – Primera edición 2017- y Marge Books España – Segunda edición 2022.
Nota completa publicada en Revista Énfasis edición abril 2023.
