Los indicadores están expresados en un periodo de medición, conformados por dos variables que, aun cuando son distintas, se relacionan entre sí y deben ser consistentes para obtener un resultado cuantitativo, debiéndose listar las razones del resultado obtenido que nos permitan comprender qué debemos mejorar o qué recursos debemos destinar para incrementar la eficiencia.
Los indicadores deberían generar un mejor desempeño: si alguien alcanza o excede el nivel acordado, debería recibir –de alguna manera– una compensación, asociando los resultados a sanciones o recompensas. De lo contrario, los involucrados van a ignorar lo que el indicador esté mostrando y, entonces, se perderá el sentido del instrumento de mejora, porque siempre les damos prioridad a los aspectos en los que estamos siendo evaluados.
Riesgos al establecer el indicador
• La evaluación a corto plazo podría originar descuidos en la evaluación a largo plazo, lo cual pondría en riesgo la falta de compromiso por parte de los involucrados ante la incertidumbre de mantener una relación a futuro.
• Concebir esta herramienta como un método de evaluación de resultados, y no como un instrumento de monitoreo que permite anticiparse para encontrar los puntos de mejora.
• Los indicadores podrían no reflejar exactamente el que sería un comportamiento esperado.
• Los indicadores no deben ser interpretados como herramientas de evaluación de cada área, sino que deben medir la relación e impacto sobre los objetivos comunes de la operación.
• Si hubiera más de un indicador, podrían presentarse contradicciones entre ellos en la interpretación de resultados. Es muy importante atribuirle un peso ponderado a cada uno para evitar la subjetividad.
Los indicadores deben reflejar la voz del cliente final: si se ha logrado que la cadena entregue mejor los pedidos al cliente, han sido buenos los indicadores que se establecieron en su momento. Pero si estos han mostrado un buen resultado, pero los clientes no se sienten del todo satisfechos, ha faltado incorporar algunos indicadores. Además, el mediano y el largo plazo deben ser analizados siempre. Puede haberse presentado un problema, aunque quizás sea algo esporádico.
Mediante un Cuadro de Mando Integral (CMI) los datos se integran y representan gráficamente para interpretar los resultados de los principales indicadores que intervienen en el desarrollo de actividades en las empresas convirtiéndose el CMI en un instrumento estratégico para la toma de decisiones, de nada sirve tomar los resultados sin entender las causas y efectos que podrían estar afectando a otros indicadores.
El entendimiento de los resultados dependerá de los parámetros que se establezcan para cada uno de los indicadores, la rotación sin estos no podría entenderse como positiva si no se establecieran estos límites que permiten definir si es de alta, media, baja o nula. Para este indicador resulta importante entender que debemos identificar la frecuencia de salida de los artículos y no el periodo de permanencia.
La cobertura de inventario nos brinda la posibilidad de anticipar los quiebres y excedentes por cada artículo, sirviendo de complemento de los niveles de inventario.
Análisis e interpretación
El resultado se interpreta como el tiempo para el cual el inventario nos permitirá atender la demanda. El periodo de la demanda promedio dependerá del análisis, que podría ser diario, semanal, quincenal o mensual. Se establecerán tres parámetros para facilitar la interpretación de los resultados, cuyos límites superiores e inferiores para cada uno de ellos dependerán de:
• Tiempo de reposición: Si la cobertura del inventario es menor al tiempo de atención del proveedor, el artículo estará expuesto al quiebre y al desencadenamiento de los problemas que este genera.
• Inventario máximo: Determina el límite superior del nivel ideal de inventario. Toda cantidad que sobrepase este límite será considerada como excedente, y deberá tomarse una decisión que disminuya las consecuencias por niveles no necesarios para la operación.
Para los parámetros establecidos, el proveedor tiene un tiempo de reposición de 5 días desde la emisión de la orden de compra. Si el inventario cae por debajo de esta cobertura, nos expondríamos al quiebre. Mientras tanto, el inventario ideal se halla a razón del nivel máximo, que equivale a 30 días. Finalmente, si el inventario sobrepasa este parámetro, será considerado como excedente; es decir, si el resultado de la cobertura fuera de 40 días, tan solo 10 deberá considerarse como excedente.
Contar con una exactitud de inventario de 85% nos dice que el valor de la diferencia podría ser bastante significativo y que causaría problemas no solo en la preparación de pedidos. Este problema trasciende en la planificación de las reposiciones y en las ventas al no coincidir la información entre el físico y lo que indica el sistema.
El parámetro regular busca darnos un punto que podríamos tomar como una oportunidad de mejora para revisar nuestros procesos y el grado de conocimiento y compromiso de los trabajadores sobre estos. Mientras que el tercero representa el objetivo ideal de exactitud a alcanzar considerando dentro del parámetro que podría haber almacenes exactos al 100%.
Instrumentos de transparencia
Asumir el entendimiento de los resultados podría llevarnos a tomar decisiones que afecten nuestros objetivos o que no nos permitan entender los principales problemas del proceso, por tanto para mejorar la interpretación deberíamos tener en cuenta las siguientes premisas:
• La cobertura del inventario no mantiene una relación directa con la rotación, estar expuestos al excedente no se debe siempre a que el artículo tiene baja rotación.
• Un bajo nivel de servicio puede ser la consecuencia de una baja exactitud en los inventarios y errores en la preparación de pedidos, generando sobrecostos por falso flete.
• El incremento en las devoluciones podría afectar los márgenes comerciales y mostrarnos que en los procesos de preparación de pedidos y despacho existen puntos críticos que podríamos estar ignorando.
Si bien la implementación de los indicadores dependerá del giro de negocio y sus procesos, estos resultan un instrumento relevante en la comunicación y transparencia de información entre los objetivos gerenciales y la programación de tareas para alcanzarlos.
Marcela Vincenti
