Derivado de nuestro estudio A.T. Kearney Assessment of Excellence in Procurement (AEP) y nuestra experiencia con empresas alrededor del mundo, creemos que existen tres macrotendencias que están afectando de manera importante a las áreas de compras y que requieren respuesta por parte de sus líderes: tecnologías disruptivas/digitales; populismo y sustentabilidad; y fusiones y adquisiciones.
En este artículo se explorará el impacto en el abastecimiento de la primera de estas tendencias, así como una forma de evaluar el nivel de preparación de las organizaciones para anticipar estos cambios y capturar las oportunidades que se derivan.
Transformación digital
Es indudable que las nuevas tecnologías digitales están transformando la sociedad y la manera de hacer negocios. Por un lado, se espera que el número de equipos (celulares y computadoras, entre otros) conectados a internet crezca de aproximadamente 16 billones en 2016 a más de 30 billones en 2020. Esto fomentará en los consumidores mayores expectativas sobre nuevos productos personalizados, entregas inmediatas, y movimiento hacia experiencias y no únicamente mercancías.
Por otro lado, se cree que el número de robots avanzados aumente de 250 mil unidades que existían en 2016 a 400 mil para 2020. Además, en el mismo periodo los mercados de impresión 3D e inteligencia artificial crecerán de 5 a 16 y de 8 a 32 billones de dólares, respectivamente. Estas tecnologías están teniendo un impacto en toda la cadena de valor y en las compras no son la excepción.
Particularmente, para el área de compras el impacto tiene dos componentes:
La manera en la que se harán las cosas: Las tecnologías disruptivas implican mayor automatización de la función de compras al apalancar nuevas herramientas digitales para operar más efectivamente.
Existen al menos tres elementos que están cambiando la forma de ejecutar las cosas:
a) Incremento en la automatización de las funciones del área de compras, lo que permitirá que el personal se enfoque en actividades que agreguen más valor.
b) Mayor transparencia de información que generará relaciones más cercanas con los proveedores.
c) Mejores capacidades para analizar grandes volúmenes de información (big data y analítica), lo cual derivará en mejores decisiones y extracción de más beneficios para la compañía. Esto será apoyado por nuevas herramientas tecnológicas.
Un ejemplo de lo anterior es el uso de una plataforma social para hacer compras colaborativas. A.T. Kearney trabajó con una empresa de bienes de consumo con operaciones globales que buscaba optimizar sus costos en equipos de venta de productos fríos (CPSE, por sus siglas en inglés). Uno de sus principales retos de la compañía era la toma de decisiones, ya que estaba fragmentada en diferentes unidades de negocio repartidas alrededor del mundo con especificaciones locales, así como fuertes preferencias de proveedores. Esto generaba una proliferación de más de mil modelos que no permitían apalancar el volumen de compra de toda la empresa. Al apalancar herramientas tecnológicas se generó un mercado digital estilo Amazon donde los diferentes responsables de las unidades de negocio pudieran buscar en un catálogo en línea todos los modelos disponibles y realizar comparaciones de las características de los artículos, opciones configurables y costos, al mismo tiempo que se simulaba en tiempo real la experiencia de compra y el costo total de pertenencia.
De esta manera, la herramienta permitió a los compradores de los diferentes departamentos co-crear soluciones con los proveedores y determinar aquellas características de los equipos que eran más importantes para ellos.
Cabe destacar que estas herramientas avanzadas de análisis de datos ya se están utilizando en Latinoamérica. Recientemente, A.T. Kearney usó esta tecnología con un cliente para analizar grandes cantidades de información —más de 5 millones de entradas diferentes— con el objetivo de estudiar simultáneamente las respuestas a solicitudes de propuestas, lo que permitió evaluar a una gran cantidad de proveedores que con hojas de cálculo como Excel u otras soluciones más sencillas hubiera sido imposible. Además, se desarrolló con el cliente un modelo de optimización lineal para definir la mejor asignación de bienes entre más de cinco proveedores preferenciales, lo cual dependería de sus cotizaciones en diferentes componentes de costos. A partir de este patrón se generó una aplicación en línea que sirve para optimar adjudicaciones hacia adelante.
Nuevas cosas que se tendrán que realizar: En este caso, digital afecta categorías de gasto y cambia de manera significativa los mercados de proveedores al generar nuevas categorías como marketing digital. Esto obliga a las áreas de compras a desarrollar nuevas capacidades. Además, será necesario redefinir el rol, capacidades, enfoque y valor agregado que ofrecerá a la organización. En términos del rol, será necesario decidir si las áreas de compras seguirán extendiendo su función de integrador multifunciones (lo que las empresas líderes buscan) o se enfocarán simplemente en la optimización del gasto. Dependiendo de lo anterior, las capacidades que tendrán que crecer en el departamento de compras en materia de conocimientos tecnológicos, serán gestión y manipulación de grandes cantidades de información.
Finalmente, es importante determinar el enfoque y el valor del área de compras (dónde debería de ganar), por ejemplo:
a) Automatización de procesos o capacidades analíticas con el propósito de alcanzar mejores eficiencias.
b) Gestión y obtención de grandes cantidades de información para acceder rápidamente a innovación de los mercados proveedores.
c) Reducción de costos versus aportación a la generación de nuevos productos.
La respuesta a estas afirmaciones dependerá de cómo se redefina el valor de la función de compras.
Hacia una saludable área de compras digital
Para determinar si una organización está lista para enfrentar estos retos y capitalizar oportunidades, se propone la siguiente lista que le ayudará a determinar su nivel de preparación en términos de “salud digital de compras”:
1. El departamento de Compras está involucrado y conectado completamente en el desarrollo de nuevos productos y servicios digitales.
2. Nuestra organización frecuentemente contrata nuevo talento con experiencia en digital y los rota incluso en el departamento de Compras.
3. Tenemos un objetivo claro en % de gasto que debemos abastecer vía herramientas digitales.
4. Las capacidades digitales de nuestros proveedores y nuestra conexión a la innovación de los proveedores son indicadores de desempeño clave del desempeño de nuestros proveedores.
5. Tenemos un alto nivel de automatización en los procesos de compra de día a día.
6. Desempeño de ahorros por empleado/equipo es rastreado, actualizado y compartido en toda la organización de manera automática para mejorar la transparencia.
7. Nuestra visibilidad de gasto es alta y soportada por infraestructura de TI de vanguardia y aplicaciones de SW.
8. Las capacidades digitales son una competencia clave en todas las descripciones de puesto del departamento de Compras y esenciales para ser promovido al siguiente nivel jerárquico.
- Cuatro respuestas de “No” indican una brecha en sus capacidades digitales.
Lo que se pretende es entender varios aspectos clave de la madurez del área de compras en temas digitales como involucramiento en el desarrollo de productos y servicios digitales, inversión en el desarrollo de capacidades digitales del personal y nivel de utilización de herramientas tecnológicas, así como el grado de adopción e importancia de indicadores digitales como métricas de desempeño tanto del departamento como de sus proveedores.
La lista permitirá hacer un diagnóstico de la situación de la compañía y preparar al área de compras para afrontar nuevos desafíos en temas digitales. Además, será el punto de partida en el diseño de una estrategia que disponga a esta unidad de negocio para el futuro y pensar en dónde enfocarse, ya sea en desarrollo de capacidades, adopción de nuevas tecnologías, desarrollo de proveedores, definición de indicadores, entre otros.
Cabe destacar que es necesario que cualquier plan del área de compras que busque desarrollar estas capacidades, vaya de la mano con la estrategia digital de la compañía. Sin embargo, analizar estos planteamientos fortalecerá al departamento de adquisiciones para estar al frente de cualquier transformación digital y su importancia no se puede minimizar, pues esta área tiene contacto directo con los mercados proveedores de donde vienen las nuevas tecnologías.
Las tecnologías disruptivas/digitales son una de las tres macrotendencias que afectan de manera significativa a las áreas de compras. Según el estudio AEP, las compañías líderes están tomando acciones para afrontar estas tendencias y generar valor más allá de los costos que se esperan de un departamento de adquisiciones líder.
Y tú, ¿estás preparado para encarar los retos y capturar las oportunidades que se derivan de esta revolución digital para tu compañía?, así como ¿continuar posicionando al área de compras como un socio estratégico y generador de valor?
* Los autores son Principal, Principal y Gerente, respectivamente, de A.T. Kearney.
