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¿Cómo prevenir situaciones de desabastecimiento en 6 pasos?

Reducir la probabilidad de desabastecimiento es quizás uno de los retos que mayor dedicación demanda cuando se trata de asegurar la disponibilidad del stock. Esta complejidad se cataliza con otros factores que tendemos a ignorar. Categorizar los artículos, identificar la cobertura de stock y establecer alertas de reposición son algunas claves a tener en cuenta.

 |   23 de octubre del 2023
¿Cómo prevenir situaciones de desabastecimiento en 6 pasos?
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Por: Marco Espejo Gónzalez (*)

El desarrollo de las actividades logísticas vinculadas a la compra y almacenamiento de materiales tiene como actividad común y transversal la gestión de los inventarios. Ésta permite disponer de la cantidad necesaria de materiales para acercarse al balance anhelado entre la demanda y el flujo de efectivo en la empresa.

Los inventarios gestionados correctamente contribuyen en la reducción de excedentes que, en el tiempo y dependiendo de la naturaleza de los materiales, pueden ser sensibles a la obsolescencia, vencimiento, deterioro e inmovilización física en el almacén, así como de efectivo para la empresa. En cambio, también reducen las probabilidades de desabastecimiento y las principales implicancias que esto puede desencadenar como paradas de planta, retrasos y pérdida de venta.

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Los inventarios no cuentan con el mismo nivel de importancia y sin importar la actividad de la empresa, éstos se diferenciarán por factores propios a la rotación, margen, complejidad en el abastecimiento y estacionalidad. Sin mayor planificación, se opta por comprar aquellos artículos que mantenemos poco stock, cuando lo correcto es medir la cobertura. Recurrimos a los descuentos por volumen y, en ocasiones, simplemente realizamos un cálculo incipiente para estimar la cantidad necesaria para la continuidad de nuestra operación. Pero ignoramos si el descuento es el apropiado en relación al tiempo de permanencia y si la rotación amerita la cantidad a reponer.

 Los 6 pasos clave

Identificar el momento y la cantidad a reponer requiere, como cualquier actividad de planificación, de cierta secuencia de pasos y en mi entendimiento en la materia puedo considerar los siguientes:

  1. Categorizar los artículos:

Podemos apoyarnos de herramientas básicas, pero confiables en la necesidad de identificar la importancia de los materiales a abastecer. Así podemos recurrir al ABC, rotación, cobertura, matriz de Kraljic e información que complemente la interpretación como la fecha de vencimiento, ciclo de vida y, de ser el caso, acciones comerciales vigentes.

Hay artículos que por su complejidad en el abastecimiento pueden ser considerados críticos y pese a su baja rotación debemos mantenerlos en stock, porque en el momento que lo soliciten podríamos generar problemas en los procesos operativos y comerciales si es que no disponemos de ellos.

Son diversos los criterios para categorizar los artículos. Si consideramos la rotación y el volumen de compra, en ese intento podríamos toparnos con aquellos que denominan estratégicos para la operación. Los esfuerzos en la administración de este tipo de artículos están orientados a garantizar la disponibilidad, realizando una revisión continua de la cobertura y rotación. Asimismo, al ser un artículo importante debemos buscar acuerdos de abastecimiento con los proveedores, lo cual no será complejo porque, al ser un cliente importante, dispondremos de mayor capacidad de negociación.

  1. Identificar la cobertura de stock:

¿Contamos con el stock ideal o cómo podemos definirlo? Todos los que estamos involucrados en la gestión del abastecimiento de materiales en algún momento habremos tenido que absolver esta duda. No podemos decir que tenemos mucho o poco stock con tan solo ver el saldo de nuestros almacenes. El análisis requiere entender y responder para cuántos días podemos cubrir la demanda y con ello prever la reposición.

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Respecto a la toma de decisión, sería precipitado reducir la cobertura de un artículo sin antes entender su rotación y, por el contrario, incrementarla sin atender que puede estar sesgada por alguna acción comercial que fue previamente definida para desalojar stock de baja rotación.

  1. Establecer alertas de reposición:

No reduciremos la probabilidad de desabastecimiento si no definimos alertas para cada artículo y, mientras más completas sean, permitirán interpretar la relación que existe entre ellos.

Un gestor de reposición debe convivir con el hábito de iniciar la jornada de trabajo revisando este reporte con filtros estructurados que permitan identificar aquellos que se requieren abastecer, pasando por un orden según la importancia de los artículos. Recuerda que el tratamiento debe ser diferenciado.

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  1. Realizar estimaciones de demanda:

Si bien no existe un método exacto que decodifique los cambios inesperados en la demanda, resulta una buena práctica realizar simulaciones de demanda futura mediante métodos estadísticos o de programación matemática que permitan anticiparnos a la necesidad de nuestros clientes.

  1. Entender los factores propios y los que devienen de la demanda:

Gestionar la reposición requiere de competencias genéricas vinculadas a la analítica de datos. En la actualidad, nos enfrentamos a grandes volúmenes de datos y debemos emplear herramientas que nos permitan trazar mejor el origen de los datos para entender los patrones de los artículos.

Otra competencia inherente a la gestión del abastecimiento es comprender y descomponer los factores que influyen en el contexto económico, político, social, ambiental y comercial que circunscriben la disponibilidad y condiciones que determinarán el campo de acción para gestionar nuestros niveles de stock.

¿Estamos castigando margen por acelerar la demanda? Ten en cuenta que, si no están gestionando de manera adecuada, junto al flujo de pago a proveedores podría afectarse el flujo de caja y generar posibles problemas vinculados al costo de oportunidad. Es una bola de nieve y a menudo el proveedor o la caja de la empresa terminan viéndose afectados.

  1. Clusteriza la demanda:

La demanda entre los puntos de venta y/o clientes no necesariamente tendrán el mismo comportamiento entre sus componentes. Al clusterizar la demanda, asocias variables de permiten crear agrupaciones con un mayor detalle de análisis de data. Por ejemplo, podría relacionar el ticket promedio de venta y el metro cuadrado de punto de venta para entender cuáles son los puntos de venta donde debo darle prioridad al abastecimiento. Asimismo, podría agregar al análisis el margen neto y el tiempo de reposición.

Abastecer almacenes y puntos de venta requiere de una cuota significativa de análisis, adaptación y, sobre todo, ingenio para resolver las problemáticas que puedan presentarse y así evitar el desabastecimiento.

(*)Docente en materias logísticas. Conferencista. Autor del libro “Gestión de inventarios Métodos cuantitativos”. (Perú).

Nota  completa publicada en Revista Énfasis edición octubre 2022. Ingresá aqui.

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Marizú Olivera Orquera

Lic en Comunicación Social, redactora y periodista. Encargada editorial en Énfasis Logística 2021.

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